Preparar o seu 3PL para a Black Friday e o pico de Natal

As marcas que atravessam a Black Friday e o Natal sem sobressaltos não são as que têm o melhor fulfilment na Europa num sentido abstrato. São as que fizeram a aborrecida preparação em setembro e outubro, enquanto todas as outras ainda diziam a si próprias que o pico estava "a umas semanas de distância". O pico não faz as operações cederem porque o volume é elevado. Fá-las ceder porque o volume era previsível e ninguém planeou para ele.

Se é outono e vende algo sazonal, eis o que deve deixar fechado antes de a onda chegar.

Faça uma previsão e partilhe-a com o seu 3PL

O seu 3PL não pode contratar pessoal, comprar embalagens nem reservar capacidade junto das transportadoras para um pico que não sabe que vem aí. A causa mais comum de um colapso no pico é uma marca que triplica em silêncio o seu próprio volume e nunca avisa o armazém.

Recupere os dados de encomendas diárias do ano passado, acrescente a sua taxa de crescimento e todas as campanhas que tem planeadas, e produza uma previsão semana a semana até janeiro. Depois envie-a ao seu 3PL, não um vago "esperamos um dezembro movimentado", mas números reais por semana. Um bom parceiro vai usá-la para planear mão de obra e capacidade. Um parceiro que encolhe os ombros perante a sua previsão está a dizer-lhe algo que precisa de saber agora, não a 28 de novembro.

Traga o stock cedo, mais cedo do que parece necessário

Cada elo da cadeia de entrada está congestionado no pico. Os portos estão mais lentos, os transportadores estão reservados e o cais de receção do seu 3PL tem uma fila. Stock que normalmente seria registado e arrumado num dia pode ficar vários dias durante o aperto, e stock que não está arrumado não pode ser vendido.

Traga o inventário semanas antes de quando pensa precisar dele, e confirme a marcação de receção com o armazém em vez de assumir que um contentor será registado à chegada. Trabalhar com stock apertado é uma virtude durante onze meses do ano e um passivo no décimo segundo.

Confirme a capacidade das transportadoras e as datas-limite

As transportadoras racionam a capacidade no pico e publicam datas-limite rígidas para a entrega garantida antes do Natal. Duas coisas a fixar:

• Capacidade: o mix de transportadoras do seu 3PL tem margem para o seu volume previsto, ou as encomendas serão preteridas quando a rede estiver cheia? Esta é outra razão pela qual um 3PL com várias transportadoras supera um de uma só transportadora: quando uma rede satura, as encomendas são reencaminhadas.
• Datas-limite: conheça a última data de encomenda para entrega antes do Natal em cada um dos seus principais mercados, e coloque essas datas à frente dos clientes no site. Uma data-limite comunicada com clareza evita a enxurrada de tickets de "onde está a minha encomenda" de quem comprou no dia 23.

Congele as alterações e simplifique

O pico não é a altura de migrar de 3PL, lançar um novo canal de vendas, mudar a plataforma da sua loja ou lançar um novo pack complicado que o armazém nunca preparou. Cada uma destas ações acrescenta risco exatamente quando tem menos folga para absorver um problema.

Imponha um congelamento de alterações a partir do início de novembro: sem alterações de integração, sem novos SKU que exijam manuseamento invulgar, sem experiências. Se algo tiver de mudar, faça-o em setembro ou espere por janeiro. O aborrecido e estável ganha o pico.

Pré-posicione as embalagens e acorde antecipadamente o plano para os kits

Packs promocionais, conjuntos de oferta e ofertas de compra múltipla são clássicos do pico, e são também onde se concentram os erros de picking e os abrandamentos, porque exigem montagem. Se faz kits, mande pré-montá-los ou pelo menos acorde-os antecipadamente com o 3PL antes da corrida, e não improvisados no dia mais movimentado do ano. O mesmo para o embrulho de oferta ou os inserts: decida o processo com antecedência e garanta que os materiais estão no local.

Acorde como vão comunicar quando algo correr mal

Alguma coisa vai vacilar, um atraso de uma transportadora, uma discrepância de stock, um pico de procura num produto. O que separa um mau pico de um catastrófico é a rapidez com que você e o seu 3PL comunicam sobre isso.

Antes do pico, acorde o caminho de escalonamento: a quem liga, com que rapidez respondem e com que frequência receberá atualizações de estado durante o aperto. Um 3PL que fica em silêncio três dias em dezembro é pior do que um que lhe telefona com más notícias nessa mesma tarde. Defina a expectativa agora, enquanto é fácil ter a conversa.

A checklist pré-pico de uma página

• Previsão semana a semana construída e partilhada com o 3PL
• Stock de entrada registado cedo, com marcações de receção confirmadas
• Capacidade das transportadoras confirmada face à previsão; datas-limite conhecidas por mercado
• Datas-limite publicadas no site
• Congelamento de alterações em vigor a partir do início de novembro
• Kits, packs e opções de oferta acordados antecipadamente e materiais no local
• Plano de escalonamento e comunicação acordado por escrito

Nada disto é engenhoso. Tudo isto é a diferença entre um pico que financia o seu ano e um pelo qual passa os três meses seguintes a pedir desculpa.