So machen Sie Ihren 3PL fit für Black Friday und das Weihnachtsgeschäft

Die Marken, die Black Friday und Weihnachten souverän meistern, sind nicht die mit dem besten Fulfilment in Europa in einem abstrakten Sinn. Es sind die, die im September und Oktober die langweilige Vorbereitung erledigt haben, während sich alle anderen noch einredeten, die Peak-Phase sei "noch ein paar Wochen entfernt". Peak bringt Abläufe nicht zum Kippen, weil das Volumen hoch ist. Es kippt sie, weil das Volumen vorhersehbar war und niemand dafür geplant hat.

Wenn Herbst ist und Sie irgendetwas Saisonales verkaufen, ist hier, was Sie festzurren sollten, bevor die Welle kommt.

Prognostizieren Sie, und teilen Sie die Prognose mit Ihrem 3PL

Ihr 3PL kann kein Personal einplanen, keine Verpackung einkaufen und keine Kapazität bei Zustellern reservieren für einen Anstieg, von dem er nichts weiß. Die häufigste Ursache für einen Peak-Zusammenbruch ist eine Marke, die still und leise ihr eigenes Volumen verdreifacht und dem Lager nie Bescheid gegeben hat.

Ziehen Sie die täglichen Bestelldaten des letzten Jahres heran, legen Sie Ihre Wachstumsrate und alle geplanten Kampagnen darauf und erstellen Sie eine Woche-für-Woche-Prognose bis in den Januar. Schicken Sie sie dann an Ihren 3PL, nicht ein vages "wir erwarten einen geschäftigen Dezember", sondern echte Zahlen nach Woche. Ein guter Partner nutzt sie, um Personal und Kapazität zu planen. Ein Partner, der bei Ihrer Prognose mit den Schultern zuckt, sagt Ihnen etwas, das Sie jetzt wissen müssen, nicht am 28. November.

Bringen Sie Ware früh herein, früher als es nötig erscheint

Jeder Teil der eingehenden Kette ist in der Hochsaison verstopft. Häfen sind langsamer, Spediteure ausgebucht, und die Warenannahme Ihres 3PL hat eine Warteschlange. Ware, die normalerweise an einem Tag eingebucht und eingelagert würde, kann in der Engpassphase mehrere Tage liegen bleiben, und Ware, die nicht eingelagert ist, kann nicht verkauft werden.

Bringen Sie Bestand Wochen vor dem Zeitpunkt herein, an dem Sie ihn zu brauchen glauben, und bestätigen Sie den Anliefertermin mit dem Lager, statt anzunehmen, ein Container werde bei Ankunft schon eingebucht. Ein schlanker Lagerbestand ist elf Monate im Jahr eine Tugend und im zwölften eine Belastung.

Bestätigen Sie Zustellerkapazität und Annahmeschluss-Termine

Zusteller rationieren in der Hochsaison die Kapazität und veröffentlichen harte Annahmeschluss-Termine für die garantierte Lieferung vor Weihnachten. Zwei Dinge sind festzunageln:

• Kapazität: hat der Zusteller-Mix Ihres 3PL genug Spielraum für Ihr prognostiziertes Volumen, oder werden Pakete verdrängt, wenn das Netz voll ist? Das ist ein weiterer Grund, warum ein 3PL mit mehreren Zustellern einem mit nur einem überlegen ist: wenn ein Netz gesättigt ist, werden Bestellungen umgeleitet.
• Annahmeschluss: kennen Sie das letzte Bestelldatum für die Lieferung vor Weihnachten in jedem Ihrer wichtigsten Märkte und stellen Sie diese Daten für die Kunden auf der Website heraus. Ein klar kommunizierter Annahmeschluss verhindert die Flut von "Wo ist meine Bestellung"-Tickets von Leuten, die am 23. bestellt haben.

Frieren Sie Änderungen ein und vereinfachen Sie

Peak ist nicht die Zeit, um den 3PL zu wechseln, einen neuen Vertriebskanal zu starten, den Shop neu aufzusetzen oder ein fummeliges neues Bundle einzuführen, das das Lager noch nie kommissioniert hat. Jede dieser Maßnahmen fügt genau dann Risiko hinzu, wenn Sie am wenigsten Spielraum haben, ein Problem abzufedern.

Verhängen Sie ab Anfang November einen Änderungsstopp: keine Integrationsänderungen, keine neuen SKUs, die ungewöhnliches Handling erfordern, keine Experimente. Wenn etwas geändert werden muss, tun Sie es im September oder warten Sie bis Januar. Langweilig und stabil gewinnt die Peak-Phase.

Positionieren Sie Verpackung vorab und stimmen Sie den Plan für Kits im Voraus ab

Aktionsbundles, Geschenksets und Mehrfachkauf-Angebote sind Peak-Klassiker, und sie sind auch dort, wo sich Kommissionierfehler und Verzögerungen häufen, weil sie zusammengestellt werden müssen. Wenn Sie Kits fahren, lassen Sie sie vorkonfektionieren oder zumindest vorab mit dem 3PL abstimmen, bevor der Ansturm kommt, nicht am geschäftigsten Tag des Jahres improvisiert. Dasselbe gilt für Geschenkverpackung oder Beilagen: legen Sie den Prozess im Voraus fest und stellen Sie sicher, dass das Material vor Ort ist.

Vereinbaren Sie, wie Sie sprechen, wenn etwas schiefgeht

Irgendetwas wird wackeln, eine Zustellerverzögerung, eine Bestandsabweichung, eine Nachfragespitze bei einem Produkt. Was eine schlechte Peak-Phase von einer katastrophalen unterscheidet, ist, wie schnell Sie und Ihr 3PL darüber kommunizieren.

Vereinbaren Sie vor der Hochsaison den Eskalationsweg: wen Sie anrufen, wie schnell reagiert wird und wie oft Sie in der Engpassphase Statusmeldungen erhalten. Ein 3PL, der im Dezember drei Tage still bleibt, ist schlimmer als einer, der Sie noch am selben Nachmittag mit schlechten Nachrichten anruft. Legen Sie die Erwartung jetzt fest, solange das Gespräch leicht zu führen ist.

Die einseitige Checkliste vor der Peak-Phase

• Woche-für-Woche-Prognose erstellt und mit dem 3PL geteilt
• Eingehende Ware früh eingebucht, mit bestätigten Anlieferslots
• Zustellerkapazität gegen die Prognose bestätigt; Annahmeschluss-Termine je Markt bekannt
• Annahmeschluss-Termine auf der Website veröffentlicht
• Änderungsstopp ab Anfang November in Kraft
• Kits, Bundles und Geschenkoptionen vorab abgestimmt und Material vor Ort
• Eskalations- und Kommunikationsplan schriftlich vereinbart

Nichts davon ist raffiniert. All das ist der Unterschied zwischen einer Peak-Phase, die Ihr Jahr finanziert, und einer, für die Sie sich die nächsten drei Monate entschuldigen.