Guia Prático para o Processamento de Encomendas Subcontratado na Europa

Subcontratar a sua logística significa pagar a um operador de armazém especializado para armazenar, embalar e enviar os seus produtos diretamente para os compradores online. Transitar da gestão do seu próprio stock para o processamento profissional de encomendas na Europa permite que uma empresa de comércio eletrónico cresça além-fronteiras sem ter de arrendar espaço físico nem contratar pessoal local. Quando feita de forma adequada, esta transição converte custos fixos em custos variáveis que acompanham o seu volume de encomendas.

Como funciona na prática o processamento de encomendas por terceiros

Quando contrata um fornecedor de logística de terceiros, frequentemente abreviado para 3PL, o seu stock sai das suas próprias instalações e passa para uma infraestrutura dedicada. O processo operacional segue uma cadeia de etapas consistente.

Em primeiro lugar, o seu fornecedor entrega o stock diretamente nas instalações do prestador de serviços. A equipa do armazém inspeciona a entrega, verifica as quantidades em relação ao aviso de expedição e regista os artigos na sua base de dados. Esta fase inicial é conhecida como receção de mercadorias.

Em seguida, os produtos são atribuídos a locais de armazenamento, tais como estantes para paletes, prateleiras ou caixas automatizadas. Quando um cliente faz uma encomenda na sua loja online, os detalhes da mesma são transmitidos automaticamente para o software do armazém através de uma ligação digital direta.

Um operador de armazém recolhe então os artigos das prateleiras, embala-os de forma segura e imprime a etiqueta de envio da transportadora. Por fim, uma empresa de transporte de encomendas recolhe o pacote e transporta-o até ao cliente final.

Compreender as principais componentes de custos

As tabelas de preços de processamento de encomendas podem parecer complicadas, mas a maioria dos fornecedores divide as suas taxas em quatro categorias básicas.

Em primeiro lugar, estão os custos de receção. Os fornecedores cobram a receção de stock com base no número de paletes, caixas individuais ou unidades processadas. Em alternativa, algumas instalações cobram uma taxa horária fixa de mão de obra pelo tempo gasto a descarregar e a inspecionar as remessas recebidas.

Em segundo lugar, estão as taxas de armazenamento. Paga pelo espaço que o seu stock ocupa a cada mês. O armazenamento é habitualmente calculado por espaço de palete, por prateleira ou por metro cúbico. Muitos armazéns aplicam taxas mais elevadas ao stock com pouca rotação para incentivar as marcas a manterem uma rotação de stock saudável.

Em terceiro lugar, estão as taxas de recolha e embalagem. Estas cobrem a mão de obra e os materiais necessários para preparar a encomenda individual de um cliente. O preço apresenta tipicamente uma taxa base para o primeiro artigo da encomenda, seguida de uma taxa menor por cada artigo adicional colocado na mesma encomenda. Os materiais de embalagem normais estão por vezes incluídos na taxa base, ao passo que as caixas personalizadas ou as embalagens ecológicas são faturadas à parte.

Em quarto lugar, estão os custos de envio. Trata-se da taxa paga para transportar a encomenda do armazém para o consumidor. Como as instalações logísticas enviam grandes volumes diários, obtêm descontos de quantidade junto das transportadoras e reencaminham parte dessa poupança para os seus clientes comerciantes.

Escolher entre uma única ou múltiplas localizações de armazém

A decisão sobre onde armazenar os seus produtos depende da distribuição geográfica dos clientes e das suas metas de velocidade de entrega.

Um único armazém centralizado, localizado habitualmente na Europa Central em países como a Alemanha, a Polónia ou os Países Baixos, é o ponto de partida mais comum. A Europa Central oferece redes rodoviárias densas, permitindo que as encomendas cheguem aos países vizinhos num prazo de dois a três dias úteis. Manter uma única reserva de stock simplifica as operações e reduz o capital necessário para abastecer a sua loja.

À medida que o volume de encomendas aumenta, dividir o stock por duas ou mais instalações regionais pode reduzir os custos de entrega e encurtar os tempos de trânsito. Armazenar produtos localmente nos principais mercados de venda evita etapas de transporte transfronteiriço e possibilita entregas rápidas no dia seguinte. No entanto, ter stock em múltiplas localizações aumenta os requisitos globais de manutenção de stock, eleva a carga de trabalho administrativa e cria obrigações adicionais de registo fiscal em diferentes jurisdições.

Navegar nas redes de transportadoras europeias

A Europa não depende de um serviço de entrega único e uniforme em todos os países. O mercado de transporte de encomendas é composto por operadores postais nacionais, empresas de transporte rodoviário regional e redes internacionais de transporte expresso.

Os serviços postais nacionais oferecem, de modo geral, a opção mais económica para encomendas leves. Possuem uma cobertura total de moradas e chegam a todos os lares. No entanto, os detalhes do rastreio da encomenda podem por vezes sofrer atrasos quando uma encomenda passa de um sistema postal nacional para outro através de uma fronteira internacional.

As empresas de transporte comercial oferecem um rastreio mais rápido e totalmente integrado, desde a recolha até à entrega final. São indicadas para encomendas de elevado valor ou para compradores que exigem entregas em horários específicos. Em vários mercados europeus, os especialistas locais de encomendas detêm uma quota de mercado significativa. Os compradores destas regiões preferem frequentemente os seus serviços de entrega domésticos, pelo que apresentar opções de transportadoras familiares no momento do pagamento online pode aumentar as taxas de conversão.

Pagamento à cobrança e preferências de pagamento locais

As preferências de pagamento dos consumidores variam consideravelmente entre as diferentes regiões da Europa. Enquanto os cartões de crédito e as carteiras digitais dominam as transações online no Norte e no Oeste da Europa, o pagamento à cobrança continua a ser uma opção comum nos mercados da Europa Central, de Leste e do Sul.

O pagamento à cobrança, frequentemente designado por COD, permite que o comprador pague ao motorista da entrega em dinheiro ou através de um terminal de pagamento automático móvel quando a encomenda chega à sua porta. A transportadora recolhe o pagamento, processa a transação e reencaminha os fundos para o seu fornecedor de logística, que depois transfere o dinheiro para a conta da sua empresa.

Se pretende vender produtos para regiões onde o COD é prevalente, o seu parceiro de processamento de encomendas deve suportar este serviço. Este exige fluxos de trabalho específicos para os motoristas, rastreio de pagamentos e reconciliação financeira. Ignorar as expetativas de pagamento locais pode restringir significativamente o crescimento das suas vendas nesses países específicos.

Passos essenciais para preparar o seu stock para um 3PL

A entrega das operações de armazém a um parceiro externo exige uma preparação cuidadosa para evitar atrasos no processamento e custos administrativos adicionais.

Cada unidade de produto deve ter um código de barras legível, como um código EAN ou UPC. A equipa do armazém utiliza leitores portáteis para verificar se o artigo correto é selecionado durante a recolha. Se os produtos chegarem ao armazém sem códigos de barras legíveis, a equipa terá de aplicar etiquetas manualmente, o que resulta em custos de mão de obra adicionais.

Os produtos devem também ser embalados com robustez suficiente para suportar os equipamentos de triagem automatizada e os veículos de transporte. As caixas de transporte externas devem apresentar etiquetas claras dos produtos e a contagem precisa das unidades. Fornecer instruções de manuseamento claras e dados de stock precisos ajuda o armazém a processar as mercadorias recebidas sem sobressaltos, disponibilizando o seu stock para venda sem atrasos desnecessários.