Praktyczny przewodnik po outsourcingu fulfillmentu w Europie

Outsourcing logistyki polega na opłacaniu wyspecjalizowanego operatora magazynowego, który przechowuje, pakuje i wysyła Twoje towary bezpośrednio do kupujących online. Przejście od samodzielnego zarządzania magazynem do profesjonalnej obsługi fulfillmentowej w Europie pozwala firmie e-commerce skalować działalność za granicą bez konieczności wynajmowania powierzchni czy zatrudniania lokalnych pracowników. Prawidłowo wdrożony model zamienia stałe koszty ogólne w koszty zmienne, zależne od wolumenu zamówień.

Jak fulfillment 3PL działa w praktyce

Gdy korzystasz z usług zewnętrznego dostawcy logistycznego, określanego skrótem 3PL, Twoje zapasy trafiają z własnych pomieszczeń do dedykowanego obiektu. Proces operacyjny przebiega według stałego ciągu kroków.

Najpierw dostawca dostarcza towar bezpośrednio do magazynu operatora. Zespół magazynowy sprawdza przesyłkę, weryfikuje ilości ze zgłoszeniem dostawy i wprowadza produkty do bazy danych. Ta wstępna faza jest nazywana przyjęciem towaru (inbound).

Następnie towary są przypisywane do miejsc magazynowych, takich jak regały paletowe, półki lub automatyczne pojemniki. Gdy klient składa zamówienie w Twoim sklepie internetowym, jego szczegóły są automatycznie przesyłane do oprogramowania magazynowego za pośrednictwem bezpośredniego połączenia cyfrowego.

Pracownik magazynu kompletuje produkty z półek, bezpiecznie je pakuje i drukuje etykietę przewozową. Na koniec firma kurierska odbiera paczkę i dostarcza ją do klienta docelowego.

Zrozumienie głównych składowych kosztów

Cenniki usług fulfillmentowych mogą wydawać się skomplikowane, ale większość dostawców dzieli swoje opłaty na cztery podstawowe kategorie.

Pierwszą z nich są opłaty za przyjęcie towaru. Operatorzy naliczają koszty na podstawie liczby przyjętych palet, pojedynczych kartonów lub jednostkowych produktów. Alternatywnie niektóre obiekty stosują stałą stawkę godzinową za czas poświęcony na rozładunek i kontrolę przychodzących dostaw.

Drugą kategorię stanowią opłaty za magazynowanie. Płacisz za przestrzeń, jaką Twoje zapasy zajmują w każdym miesiącu. Magazynowanie jest zazwyczaj rozliczane za miejsce paletowe, półkę lub metr sześcienny. Wiele magazynów stosuje wyższe stawki dla wolno rotujących zapasów, aby zachęcić marki do utrzymywania prawidłowej rotacji towaru.

Trzecia kategoria to opłaty za kompletację i pakowanie (pick and pack). Obejmują one pracę oraz materiały potrzebne do skompletowania pojedynczego zamówienia klienta. Cenniki zazwyczaj zawierają opłatę podstawową za pierwszy produkt w zamówieniu oraz niższą opłatę za każdy kolejny produkt umieszczony w tej samej paczce. Standardowe materiały opakowaniowe są czasami wliczone w stawkę podstawową, podczas gdy spersonalizowane pudełka lub ekologiczne owijki są fakturowane osobno.

Czwartą kategorią są koszty wysyłki. Jest to opłata za transport paczki z magazynu do konsumenta. Ponieważ obiekty logistyczne wysyłają duże wolumeny dziennie, uzyskują u przewoźników rabaty wolumenowe i przekazują część tych oszczędności swoim klientom.

Wybór między jedną a wieloma lokalizacjami magazynowymi

Decyzja o tym, gdzie przechowywać produkty, zależy od rozmieszczenia geograficznego klientów oraz docelowego czasu dostawy.

Pojedynczy zcentralizowany magazyn, zlokalizowany w Europie Środkowej w krajach takich jak Niemcy, Polska czy Holandia, jest najczęstszym punktem wyjścia. Europa Środkowa oferuje gęstą sieć autostrad, co pozwala paczkom dotrzeć do sąsiednich krajów w ciągu dwóch, trzech dni roboczych. Utrzymywanie jednej puli zapasów upraszcza operacje i zmniejsza kapitał potrzebny do zatowarowania sklepu.

W miarę wzrostu liczby zamówień podział zapasów na dwie lub więcej lokalizacji regionalnych może obniżyć koszty dostawy i skrócić czas transportu. Przechowywanie towarów lokalnie na głównych rynkach sprzedaży pozwala pominąć międzynarodowe etapy transportu i umożliwia szybkie dostawy na następny dzień. Jednak trzymanie zapasów w wielu miejscach zwiększa ogólne zapotrzebowanie na utrzymanie towaru, podnosi nakład pracy administracyjnej i stwarza dodatkowe obowiązki rejestracji podatkowej w różnych jurysdykcjach.

Poruszanie się po europejskich sieciach przewoźników

Europa nie opiera się na jednej jednolitej usłudze dostawy we wszystkich krajach. Rynki transportu przesyłek tworzą krajowi operatorzy pocztowi, regionalne firmy kurierskie oraz międzynarodowe sieci ekspresowe.

Krajowe usługi pocztowe oferują zazwyczaj najbardziej opłacalną opcję dla lekkich przesyłek. Posiadają pełny zasięg adresowy i docierają do każdego gospodarstwa domowego. Jednak śledzenie przesyłki może czasami podlegać opóźnieniom, gdy paczka przechodzi z jednego krajowego systemu pocztowego do drugiego przez granicę państwową.

Komercyjne firmy kurierskie zapewniają szybsze, w pełni zintegrowane śledzenie od momentu odbioru do dostawy końcowej. Dobrze sprawdzają się w przypadku zamówień o wysokiej wartości lub klientów wymagających dostawy w określonych przedziałach czasowych. Na niektórych rynkach europejskich znaczny udział w rynku mają lokalni specjaliści od przesyłek. Konsumenci w tych regionach często wolą rodzime usługi dostawy, dlatego wyświetlanie znanych przewoźników podczas finalizacji zakupu w sklepie internetowym może zwiększyć współczynnik konwersji.

Płatność przy odbiorze i lokalne preferencje płatnicze

Preferencje płatnicze konsumentów różnią się znacznie w zależności od regionu Europy. Podczas gdy karty kredytowe i portfele cyfrowe dominują w transakcjach internetowych w Europie Północnej i Zachodniej, płatność za pobraniem pozostaje popularnym wyborem w Europie Środkowej, Wschodniej i Południowej.

Płatność za pobraniem, często nazywana COD, umożliwia kupującemu zapłacenie kurierowi gotówką lub terminalem płatniczym w momencie doręczenia paczki pod drzwi. Kurier odbiera wpłatę, przetwarza transakcję i przekazuje środki dostawcy usług logistycznych, który następnie przelewa pieniądze na konto Twojej firmy.

Jeśli zamierzasz sprzedawać towary w regionach, w których płatność COD jest popularna, Twój partner fulfillmentowy musi obsługiwać tę usługę. Wymaga to specjalnych procedur dla kierowców, śledzenia płatności oraz rozliczeń finansowych. Ignorowanie lokalnych oczekiwań w zakresie płatności może znacznie ograniczyć wzrost sprzedaży w tych krajach.

Kluczowe kroki w celu przygotowania zapasów dla 3PL

Przekazanie operacji magazynowych partnerowi zewnętrznemu wymaga starannego przygotowania, aby zapobiec opóźnieniom w realizacji oraz dodatkowym opłatom administracyjnym.

Każda jednostka produktu musi posiadać czytelny kod kreskowy, taki jak kod EAN lub UPC. Pracownicy magazynu używają skanerów ręcznych, aby zweryfikować, czy podczas kompletacji wybrano właściwy produkt. Jeśli towary dotrą do magazynu bez czytelnych kodów kreskowych, personel musi nałożyć etykiety ręcznie, co wiąże się z dodatkowymi opłatami za pracę.

Produkty muszą być również zapakowane na tyle solidnie, aby wytrzymać automatyczne urządzenia sortujące oraz pojazdy transportowe. Zewnętrzne kartony zbiorcze powinny zawierać czytelne etykiety produktów i dokładną liczbę jednostek. Przekazanie jasnych instrukcji obsługi oraz uporządkowanych danych o zapasach pomaga magazynowi sprawnie przyjąć towary, dzięki czemu stan magazynowy staje się dostępny do sprzedaży bez zbędnych opóźnień.