Gids voor grensoverschrijdende belastingen en douane in de EU voor e-commercemerken

Goederen over Europese grenzen heen verkopen vereist een helder plan voor belastingnaleving, omdat de belasting over de toegevoegde waarde (btw) van toepassing is op vrijwel elke consumententransactie in de Europese Unie. Het beheren van voorraad en fulfilment in Europa betekent dat u moet navigeren door verschillende belastingregels, afhankelijk van waar uw bedrijf gevestigd is, waar uw voorraad ligt en waar uw klant woont. Deze details goed regelen voorkomt vertraagde zendingen aan de douanegrenzen, onverwachte kosten voor klanten en nalevingsboetes van nationale belastingdiensten.

Elke lidstaat van de Europese Unie stelt zijn eigen standaard btw-tarief vast, dat doorgaans tussen 17% en 27% ligt. Hoewel de regels voor het berekenen van de belasting op EU-niveau zijn gestandaardiseerd, wordt de uitvoering door de afzonderlijke nationale overheden geregeld. Online merken moeten begrijpen wanneer ze lokale belasting moeten heffen, wanneer ze vereenvoudigde aangifteregelingen moeten gebruiken en hoe internationale handelsgrenzen hun belastingplicht veranderen.

Het verschil begrijpen tussen lokale btw en het één-loketsysteem

Vroeger moesten e-commercebedrijven die aan klanten in andere EU-landen verkochten hun verkoopvolume in elk land bijhouden. Zodra de verkoop een bepaalde nationale drempel overschreed, moest het bedrijf zich in dat land voor de btw registreren. In juli 2021 schafte de EU deze afzonderlijke drempels voor verkopen op afstand af en voerde een enkele drempel van 10.000 euro in voor grensoverschrijdende verkopen in het hele blok.

Voor bedrijven die binnen de EU gevestigd zijn en aan consumenten in andere EU-staten verkopen, kunnen verkopen onder 10.000 euro per jaar tegen het btw-tarief van uw eigen land worden gefactureerd. Zodra uw grensoverschrijdende verkopen 10.000 euro overschrijden, moet u het btw-tarief heffen van het land waar de klant de goederen ontvangt.

Om bedrijven te besparen dat ze zich in wel 27 verschillende landen voor de belasting moeten registreren, voerde de EU het één-loketsysteem (OSS) in. Onder OSS registreert een e-commercebedrijf zich voor de regeling in één EU-land. Het bedrijf dient één enkele driemaandelijkse btw-aangifte in die alle verkopen op afstand aan consumenten in alle EU-lidstaten dekt. De belastingdienst in het land van registratie verdeelt de geïnde belasting vervolgens onder de respectieve bestemmingslanden.

OSS geldt strikt voor grensoverschrijdende verkopen aan consumenten waarbij goederen vanuit het ene EU-land naar het andere worden verzonden. Het vervangt geen lokale btw-registraties als u fysieke voorraad binnen een specifiek land opslaat.

Lokale voorraadopslag vereist lokale btw-registratie

Fysieke voorraad opslaan in een EU-lidstaat creëert een belastbare aanwezigheid in dat land. Als uw merk voorraad opslaat in een magazijn in Duitsland, Frankrijk of Spanje, moet u vanaf de dag dat uw goederen aankomen een lokale btw-registratie in dat specifieke land hebben.

Uw eigen goederen tussen magazijnen in verschillende EU-landen verplaatsen wordt als een belastbaar feit behandeld. Wanneer u voorraad verplaatst van een centraal fulfilmentcentrum in Nederland naar een lokaal magazijn in Polen, verricht u een intracommunautaire levering met nultarief vanuit Nederland en een lokale verwerving in Polen. Beide transacties moeten in beide landen op lokale btw-aangiften worden vermeld.

Vanwege deze regel vereisen strategieën met meerdere magazijnen lokale btw-registraties in elk land waar voorraad wordt aangehouden. Terwijl grensoverschrijdende verkopen die vanuit die magazijnen naar eindconsumenten worden verzonden nog steeds via de OSS-aangifte kunnen worden gerapporteerd, moeten de verplaatsing van voorraad tussen opslaglocaties en alle binnenlandse verkopen binnen het magazijnland via lokale aangiften worden afgehandeld.

Goederen invoeren met het invoer-één-loketsysteem

Bij het rechtstreeks verzenden van bestellingen van buiten de EU naar Europese consumenten gelden andere belastingregels. In het verleden kwamen kleine pakketten met een waarde onder 22 euro vrij van btw de EU binnen. Die vrijstelling bestaat niet meer. Alle commerciële goederen die de EU binnenkomen zijn onderworpen aan btw, ongeacht de waarde.

Om directe invoer naar de consument te vereenvoudigen, creëerde de EU het invoer-één-loketsysteem (IOSS). Deze regeling geldt voor zendingsverkopen van fysieke goederen met een waarde van 150 euro of minder die rechtstreeks vanuit locaties buiten de EU naar kopers in de EU worden verzonden.

Wanneer een verkoper IOSS gebruikt, brengt de verkoper de koper bij het afrekenen de btw van het bestemmingsland in rekening. Het pakket komt vervolgens de EU binnen onder een vereenvoudigde douaneaangifte, zonder dat er aan de grens invoer-btw wordt geheven. De vervoerder handelt de zending snel af en de klant ontvangt de bestelling zonder extra verwerkingskosten of betalingsverzoeken bij levering.

Als een buitenlandse handelaar geen IOSS gebruikt, wordt de klant de importeur van record. Het pakket wordt bij de douane vastgehouden totdat de klant de invoer-btw en eventuele extra verwerkingskosten van de post- of koeriersdienst betaalt. Dit leidt vaak tot geweigerde leveringen en een hoog klantverloop.

Navigeren door de douanedrempel van 150 euro

De drempel van 150 euro bepaalt zowel de fiscale behandeling als de verschuldigdheid van douanerechten. De waarde wordt berekend op basis van de intrinsieke waarde van de goederen in één bestelling, exclusief leveringskosten en belastingen, tenzij die kosten in de artikelprijs zijn opgenomen en niet apart op de factuur worden vermeld.

Voor bestellingen met een waarde van 150 euro of minder worden geen douanerechten toegepast, hoewel de btw verschuldigd blijft. Zoals opgemerkt kunnen deze zendingen het IOSS-systeem gebruiken voor een gestroomlijnde invoer.

Voor bestellingen boven 150 euro kan IOSS niet worden gebruikt. Deze zendingen vereisen een standaard douaneaangifte en zijn onderworpen aan zowel invoer-btw als douanerechten. Douanerechten worden berekend op basis van de tariefindeling van het product en het land van oorsprong.

Wanneer bestellingen met een hoge waarde de EU binnenkomen, moet de koper of de verkoper de invoer-btw en de toepasselijke rechten betalen voordat de douane de goederen vrijgeeft. Verkopers die de leveringsvoorwaarden Delivered Duty Paid (DDP) hanteren, betalen deze kosten rechtstreeks via hun vrachtvervoerder. Verkopers die Delivered at Place (DAP) hanteren, laten deze kosten aan de eindklant over, wat vaak resulteert in geweigerde pakketten.

Douanerechten en codes van het geharmoniseerde systeem beheren

Douanerechten worden berekend met behulp van codes van het geharmoniseerde systeem (GS), die internationale normen zijn voor het indelen van handelsproducten. Elk producttype heeft een specifieke goederencode die het toepasselijke rechtstarief bepaalt, variërend van 0% voor veel elektronica tot meer dan 12% voor bepaalde textiel- en schoenenproducten.

In tegenstelling tot de invoer-btw, die doorgaans door een btw-plichtig bedrijf kan worden teruggevorderd, zijn douanerechten een directe kostenpost die niet kan worden teruggevorderd. Het correct indelen van producten met nauwkeurige GS-codes van zes tot tien cijfers zorgt ervoor dat u geen te hoge rechten betaalt of vertragingen oploopt door onjuiste aangiften.

Om de rechtstarieven nauwkeurig te bepalen, moeten merken ook de oorsprongsregels documenteren. Producten die zijn vervaardigd in landen die vrijhandelsovereenkomsten met de EU hebben, kunnen in aanmerking komen voor verlaagde of nultarieven, mits de juiste oorsprongsdocumentatie bij de invoer wordt overgelegd.

Fiscale behandeling van grensoverschrijdende retouren

Productretouren brengen extra fiscale complicaties met zich mee voor grensoverschrijdende e-commerce. Wanneer een klant binnen de EU een artikel retourneert, hangt het proces ervan af of het artikel een buitengrens overschrijdt of binnen de interne markt blijft.

Voor retouren binnen de interne markt van de EU wordt de oorspronkelijke transactie aangepast. Als de verkoop onder OSS is gerapporteerd, corrigeert de handelaar de omzet- en belastingbedragen op een volgende driemaandelijkse OSS-aangifte en betaalt hij de klant de volledige aankoopprijs inclusief btw terug.

Voor retouren die over de buitengrenzen van de EU worden teruggestuurd, zoals een klant in Frankrijk die een artikel retourneert naar een magazijn in het Verenigd Koninkrijk, gelden douaneprocedures. Voor de herinvoer in het niet-EU-land is documentatie voor terugkerende goederen vereist om te voorkomen dat er een tweede keer invoerrechten en btw over hetzelfde product worden betaald. Tegelijkertijd moet de verkoper een verzoek indienen om teruggaaf van de oorspronkelijke invoer-btw die werd betaald toen het artikel voor het eerst de EU binnenkwam, wat een duidelijk bewijs van uitvoer vereist.