Ghid privind impozitele și vama transfrontaliere din UE pentru brandurile de e-commerce

Vânzarea de mărfuri peste granițele europene necesită un plan clar de conformitate fiscală, deoarece taxa pe valoarea adăugată (TVA) se aplică aproape fiecărei tranzacții de consum din Uniunea Europeană. Gestionarea stocurilor și a fulfilmentului în Europa înseamnă să navighezi prin reguli fiscale distincte, în funcție de locul în care este stabilită afacerea ta, de unde se află stocul tău și de unde locuiește clientul tău. Tratarea corectă a acestor detalii previne expedierile întârziate la granițele vamale, taxele neașteptate pentru clienți și penalitățile de neconformitate din partea autorităților fiscale naționale.

Fiecare stat membru al Uniunii Europene își stabilește propria cotă standard de TVA, care se situează în general între 17% și 27%. Deși regulile care guvernează modul de calcul al taxei sunt armonizate la nivelul UE, administrarea este gestionată de guvernele naționale individuale. Brandurile online trebuie să înțeleagă când să perceapă taxa locală, când să folosească regimuri de raportare simplificate și cum granițele comerciale internaționale le modifică obligațiile fiscale.

Înțelegerea diferenței dintre TVA-ul local și ghișeul unic

Din punct de vedere istoric, companiile de e-commerce care vindeau clienților din alte țări UE trebuiau să monitorizeze volumul vânzărilor în fiecare țară. Odată ce vânzările depășeau un anumit prag național, compania trebuia să se înregistreze în scopuri de TVA în acea țară. În iulie 2021, UE a eliminat aceste praguri individuale pentru vânzările la distanță și a introdus un prag unic de 10.000 de euro pentru vânzările transfrontaliere din întregul bloc.

Pentru companiile stabilite în UE care vând consumatorilor din alte state membre, vânzările sub 10.000 de euro pe an pot fi facturate la cota de TVA din țara de origine. Odată ce vânzările tale transfrontaliere depășesc 10.000 de euro, trebuie să percepi cota de TVA a țării în care clientul primește mărfurile.

Pentru a scuti companiile de înregistrarea fiscală în până la 27 de țări diferite, UE a introdus regimul ghișeului unic (OSS). În cadrul OSS, o companie de e-commerce se înregistrează în regim într-o singură țară din UE. Compania depune o singură declarație trimestrială de TVA care acoperă toate vânzările la distanță către consumatorii din toate statele membre ale UE. Autoritatea fiscală din țara de înregistrare distribuie apoi taxa colectată către țările de destinație respective.

OSS se aplică strict vânzărilor transfrontaliere către consumatori, în cazul în care mărfurile sunt expediate dintr-o țară UE în alta. Nu înlocuiește înregistrările locale de TVA dacă depozitezi stoc fizic în interiorul unei anumite țări.

Depozitarea stocurilor la nivel local necesită înregistrarea locală în scopuri de TVA

Depozitarea stocului fizic într-un stat membru al UE creează o prezență impozabilă în acea țară. Dacă brandul tău depozitează stoc într-un depozit situat în Germania, Franța sau Spania, trebuie să deții o înregistrare locală în scopuri de TVA în acea țară anume, din ziua în care mărfurile tale sosesc.

Mutarea propriilor mărfuri între depozite din diferite țări UE este tratată ca un fapt generator de taxă. Când muți stoc dintr-un centru de fulfilment central din Țările de Jos într-un depozit local din Polonia, efectuezi o livrare intracomunitară cu cotă zero din Țările de Jos și o achiziție locală în Polonia. Ambele tranzacții trebuie raportate în declarațiile locale de TVA din ambele țări.

Din cauza acestei reguli, strategiile cu mai multe depozite necesită înregistrări locale de TVA în fiecare țară în care este deținut stoc. Deși vânzările transfrontaliere expediate din aceste depozite către consumatorii finali pot fi în continuare raportate prin declarația OSS, mutarea stocului între locațiile de depozitare și orice vânzare internă în interiorul țării depozitului trebuie gestionate prin declarații locale.

Importul de mărfuri folosind ghișeul unic pentru importuri

La expedierea comenzilor direct din afara UE către consumatorii europeni, se aplică reguli fiscale diferite. În trecut, coletele mici cu o valoare sub 22 de euro intrau în UE fără TVA. Această scutire nu mai există. Toate mărfurile comerciale care intră în UE sunt supuse TVA, indiferent de valoare.

Pentru a simplifica importurile directe către consumator, UE a creat ghișeul unic pentru importuri (IOSS). Acest regim acoperă vânzările prin expediere de mărfuri fizice cu o valoare de 150 de euro sau mai mică, trimise direct din locații din afara UE către cumpărători din UE.

Când un vânzător folosește IOSS, acesta percepe cumpărătorului TVA-ul țării de destinație în momentul plății. Coletul intră apoi în UE pe baza unei declarații vamale simplificate, fără să fie perceput TVA la import la graniță. Transportatorul vămuiește rapid expedierea, iar clientul își primește comanda fără taxe suplimentare de manipulare sau cereri de plată la livrare.

Dacă un comerciant din străinătate nu folosește IOSS, clientul devine importatorul oficial. Coletul este reținut la vamă până când clientul plătește TVA-ul la import și eventualele taxe suplimentare de manipulare percepute de serviciul poștal sau de curierat. Acest lucru duce adesea la livrări refuzate și la o rată ridicată de pierdere a clienților.

Navigarea pragului vamal de 150 de euro

Pragul de 150 de euro determină atât tratamentul fiscal, cât și obligația de plată a taxelor vamale. Valoarea se calculează pe baza valorii intrinseci a mărfurilor dintr-o singură comandă, excluzând costurile de livrare și taxele, cu excepția cazului în care aceste costuri sunt incluse în prețul articolului și nu sunt indicate separat pe factură.

Pentru comenzile cu o valoare de 150 de euro sau mai mică, nu se aplică taxe vamale, deși TVA-ul rămâne datorat. Așa cum s-a menționat, aceste expedieri pot folosi sistemul IOSS pentru o intrare simplificată.

Pentru comenzile care depășesc 150 de euro, IOSS nu poate fi folosit. Aceste expedieri necesită o declarație vamală standard și sunt supuse atât TVA-ului la import, cât și taxelor vamale. Taxele vamale se calculează pe baza clasificării tarifare a produsului și a țării sale de origine.

Când comenzile de valoare mare intră în UE, cumpărătorul sau vânzătorul trebuie să plătească TVA-ul la import și taxele aplicabile înainte ca vama să elibereze mărfurile. Vânzătorii care folosesc condițiile de livrare Delivered Duty Paid (DDP) plătesc aceste taxe direct prin transportatorul lor. Vânzătorii care folosesc Delivered at Place (DAP) lasă aceste costuri în seama clientului final, ceea ce duce frecvent la colete respinse.

Gestionarea taxelor vamale și a codurilor Sistemului Armonizat

Taxele vamale se calculează folosind codurile Sistemului Armonizat (SA), care sunt standarde internaționale pentru clasificarea produselor comercializate. Fiecare tip de produs are un cod de marfă specific care definește cota de taxă aplicabilă, variind de la 0% pentru multe produse electronice la peste 12% pentru anumite textile și încălțăminte.

Spre deosebire de TVA-ul la import, care poate fi în general recuperat de o companie înregistrată în scopuri de TVA, taxele vamale reprezintă un cost direct care nu poate fi recuperat. Clasificarea corectă a produselor folosind coduri SA precise, de la șase la zece cifre, asigură că nu plătești taxe în plus și că nu întâmpini întârzieri din cauza declarațiilor inexacte.

Pentru a determina cu exactitate cotele de taxe, brandurile trebuie de asemenea să documenteze regulile de origine. Produsele fabricate în țări care au acorduri de liber schimb cu UE se pot califica pentru cote de taxe reduse sau zero, cu condiția prezentării documentației de origine corespunzătoare în timpul importului.

Tratamentul fiscal al retururilor transfrontaliere

Retururile de produse introduc complicații fiscale suplimentare pentru e-commerce-ul transfrontalier. Când un client din interiorul UE returnează un articol, procesul depinde de faptul că articolul traversează o graniță externă sau rămâne în interiorul pieței unice.

Pentru retururile din interiorul pieței unice a UE, tranzacția inițială este ajustată. Dacă vânzarea a fost raportată în cadrul OSS, comerciantul corectează sumele veniturilor și ale taxei într-o declarație OSS trimestrială ulterioară, rambursând clientului prețul integral de achiziție, inclusiv TVA-ul.

Pentru retururile trimise înapoi peste granițele externe ale UE, cum ar fi un client din Franța care returnează un articol la un depozit din Regatul Unit, se aplică proceduri vamale. Reintrarea în țara din afara UE necesită documentație de scutire pentru mărfurile returnate, pentru a evita plata taxelor de import și a TVA-ului a doua oară pentru același produs. În același timp, vânzătorul trebuie să solicite rambursarea TVA-ului de import inițial plătit la prima intrare a articolului în UE, ceea ce necesită o dovadă clară a exportului.