Guide till gränsöverskridande skatter och tull i EU för e-handelsvarumärken

Att sälja varor över europeiska gränser kräver en tydlig plan för skattemässig efterlevnad, eftersom mervärdesskatt (moms) tas ut på nästan varje konsumenttransaktion i Europeiska unionen. Att hantera lager och fulfilment i Europa innebär att navigera bland olika skatteregler beroende på var ditt företag är baserat, var ditt lager finns och var din kund bor. Att få dessa detaljer rätt förhindrar försenade sändningar vid tullgränser, oväntade avgifter för kunder och efterlevnadsböter från nationella skattemyndigheter.

Varje medlemsstat i Europeiska unionen fastställer sin egen normalskattesats för moms, vanligtvis mellan 17% och 27%. Även om reglerna för hur skatten beräknas är harmoniserade på EU-nivå sköts administrationen av de enskilda nationella regeringarna. Onlinevarumärken måste förstå när lokal skatt ska tas ut, när förenklade rapporteringssystem ska användas och hur internationella handelsgränser förändrar deras skatteskyldighet.

Att förstå skillnaden mellan lokal moms och den enda kontaktpunkten

Historiskt sett var e-handelsföretag som sålde till kunder i andra EU-länder tvungna att övervaka sin försäljningsvolym i varje land. När försäljningen översteg en viss nationell tröskel var företaget tvunget att momsregistrera sig i det landet. I juli 2021 avskaffade EU dessa enskilda trösklar för distansförsäljning och införde en enda tröskel på 10 000 euro för gränsöverskridande försäljning i hela unionen.

För företag baserade inom EU som säljer till konsumenter i andra EU-stater kan försäljning under 10 000 euro per år faktureras med momssatsen i ditt hemland. När din gränsöverskridande försäljning överstiger 10 000 euro måste du ta ut momssatsen i det land där kunden tar emot varorna.

För att bespara företag registrering i upp till 27 olika länder införde EU systemet med en enda kontaktpunkt (OSS). Inom OSS registrerar sig ett e-handelsföretag för systemet i ett enda EU-land. Företaget lämnar in en enda momsdeklaration per kvartal som omfattar all distansförsäljning till konsumenter i samtliga EU-medlemsstater. Skattemyndigheten i registreringslandet fördelar sedan den insamlade skatten till respektive destinationsländer.

OSS gäller strikt gränsöverskridande försäljning till konsumenter där varor skickas från ett EU-land till ett annat. Det ersätter inte lokala momsregistreringar om du lagrar fysiskt lager inom ett visst land.

Att lagra varor lokalt kräver lokal momsregistrering

Att lagra fysiskt lager i en EU-medlemsstat skapar en skattepliktig närvaro i det landet. Om ditt varumärke lagrar varor i ett lager i Tyskland, Frankrike eller Spanien måste du ha en lokal momsregistrering i just det landet från och med den dag dina varor anländer.

Att flytta dina egna varor mellan lager i olika EU-länder behandlas som en skattehändelse. När du flyttar lager från ett centralt fulfilmentcenter i Nederländerna till ett lokalt lager i Polen genomför du en nollbeskattad gemenskapsintern leverans från Nederländerna och ett lokalt förvärv i Polen. Båda transaktionerna måste redovisas i lokala momsdeklarationer i båda länderna.

På grund av denna regel kräver strategier med flera lager lokala momsregistreringar i varje land där lager hålls. Även om gränsöverskridande försäljning som skickas från dessa lager till slutkonsumenter fortfarande kan redovisas via OSS-deklarationen, måste förflyttning av lager mellan lagringsplatser och all inhemsk försäljning inom lagerlandet hanteras genom lokala deklarationer.

Att importera varor med den enda kontaktpunkten för import

När beställningar skickas direkt från länder utanför EU till europeiska konsumenter gäller andra skatteregler. Tidigare kom små paket med ett värde under 22 euro in i EU momsfritt. Det undantaget finns inte längre. Alla kommersiella varor som förs in i EU omfattas av moms, oavsett värde.

För att förenkla import direkt till konsument skapade EU den enda kontaktpunkten för import (IOSS). Detta system omfattar försändelseförsäljning av fysiska varor med ett värde på 150 euro eller mindre som skickas direkt från platser utanför EU till köpare inom EU.

När en säljare använder IOSS tar säljaren ut destinationslandets moms av köparen vid kassan. Paketet förs sedan in i EU med en förenklad tulldeklaration utan att importmoms tas ut vid gränsen. Transportören förtullar sändningen snabbt och kunden får sin beställning utan extra hanteringsavgifter eller betalningskrav vid leverans.

Om en utländsk handlare inte använder IOSS blir kunden importör. Paketet hålls kvar i tullen tills kunden betalar importmomsen och eventuella ytterligare hanteringsavgifter från post- eller budtjänsten. Detta leder ofta till nekade leveranser och hög kundtapp.

Att navigera tulltröskeln på 150 euro

Tröskeln på 150 euro avgör både den skattemässiga behandlingen och skyldigheten att betala tull. Värdet beräknas utifrån varornas egenvärde i en enskild beställning, exklusive leveranskostnader och skatter, om inte dessa kostnader ingår i artikelpriset och inte anges separat på fakturan.

För beställningar med ett värde på 150 euro eller mindre tas ingen tull ut, även om moms fortfarande ska betalas. Som nämnts kan dessa sändningar använda IOSS-systemet för en smidig införsel.

För beställningar som överstiger 150 euro kan IOSS inte användas. Dessa sändningar kräver en vanlig tulldeklaration och omfattas av både importmoms och tull. Tullen beräknas utifrån produktens tullklassificering och dess ursprungsland.

När beställningar med högt värde förs in i EU måste köparen eller säljaren betala importmoms och tillämpliga avgifter innan tullen frigör varorna. Säljare som använder leveransvillkoret Delivered Duty Paid (DDP) betalar dessa avgifter direkt via sin fraktförare. Säljare som använder Delivered at Place (DAP) överlåter dessa kostnader till slutkunden, vilket ofta resulterar i avvisade paket.

Att hantera tull och koder i det harmoniserade systemet

Tull beräknas med hjälp av koder i det harmoniserade systemet (HS), som är internationella standarder för att klassificera handelsprodukter. Varje produkttyp har en specifik varukod som anger dess tillämpliga tullsats, allt från 0% för många elektronikprodukter till över 12% för vissa textilier och skor.

Till skillnad från importmoms, som i regel kan återvinnas av ett momsregistrerat företag, är tull en direkt kostnad som inte kan återfås. Att klassificera produkter korrekt med exakta HS-koder på sex till tio siffror säkerställer att du inte betalar för mycket i tull eller drabbas av förseningar på grund av felaktiga deklarationer.

För att fastställa tullsatserna korrekt måste varumärken även dokumentera ursprungsreglerna. Produkter som tillverkats i länder med frihandelsavtal med EU kan kvalificera sig för sänkta eller noll tullsatser, förutsatt att korrekt ursprungsdokumentation läggs fram vid importen.

Skattehantering av gränsöverskridande returer

Produktreturer medför ytterligare skattekomplikationer för gränsöverskridande e-handel. När en kund inom EU returnerar en vara beror processen på om varan passerar en yttre gräns eller stannar inom den inre marknaden.

För returer inom EU:s inre marknad justeras den ursprungliga transaktionen. Om försäljningen redovisades under OSS korrigerar handlaren intäkts- och skattebeloppen i en efterföljande kvartalsvis OSS-deklaration och återbetalar kunden hela inköpspriset inklusive moms.

För returer som skickas tillbaka över EU:s yttre gränser, till exempel en kund i Frankrike som returnerar en vara till ett lager i Storbritannien, gäller tullförfaranden. Återinförsel i landet utanför EU kräver dokumentation om tullfrihet för återinförda varor för att undvika att betala importtull och moms en andra gång för samma produkt. Samtidigt måste säljaren ansöka om återbetalning av den ursprungliga importmoms som betalades när varan först fördes in i EU, vilket kräver tydliga bevis på export.