Leitfaden zu grenzüberschreitenden Steuern und Zoll in der EU für E-Commerce-Marken

Der grenzüberschreitende Verkauf von Waren innerhalb Europas erfordert einen klaren Plan zur Einhaltung steuerlicher Vorschriften, da die Mehrwertsteuer (MwSt., engl. VAT) für nahezu jede Verbrauchertransaktion in der Europäischen Union anfällt. Die Verwaltung von Lagerbeständen und Fulfillment in Europa bedeutet, dass je nach Firmensitz, Lagerort der Ware und Wohnsitz des Kunden unterschiedliche Steuerregeln gelten. Die genaue Beachtung dieser Details verhindert Verzögerungen beim Zoll an den Grenzen, unerwartete Gebühren für Kunden und Strafen der nationalen Finanzbehörden wegen Nichteinhaltung.

Jeder Mitgliedstaat der Europäischen Union legt seinen eigenen Standard-MwSt.-Satz fest, der gewöhnlich zwischen 17% und 27% liegt. Während die Regeln zur Steuerberechnung auf EU-Ebene standardisiert sind, obliegt die Verwaltung den einzelnen nationalen Regierungen. Online-Marken müssen verstehen, wann sie lokale Steuern erheben müssen, wann vereinfachte Meldeverfahren zu nutzen sind und wie internationale Handelsgrenzen ihre Steuerschuld verändern.

Den Unterschied zwischen lokaler MwSt. und dem One-Stop-Shop verstehen

Früher mussten E-Commerce-Unternehmen, die an Kunden in anderen EU-Ländern verkauften, ihr Umsatzvolumen in jedem einzelnen Land überwachen. Sobald die Verkäufe einen bestimmten nationalen Schwellenwert überschritten, musste sich das Unternehmen in diesem Land für die MwSt. registrieren. Im Juli 2021 schaffte die EU diese individuellen Lieferschwellen für den Fernverkauf ab und führte eine einheitliche Schwelle von 10.000 Euro für grenzüberschreitende Verkäufe im gesamten Binnenmarkt ein.

Für Unternehmen mit Sitz in der EU, die an Verbraucher in anderen EU-Staaten verkaufen, können Umsätze unter 10.000 Euro pro Jahr zum MwSt.-Satz des Heimatlandes abgerechnet werden. Sobald Ihre grenzüberschreitenden Verkäufe 10.000 Euro übersteigen, müssen Sie den MwSt.-Satz des Landes berechnen, in dem der Kunde die Ware erhält.

Um Unternehmen die steuerliche Registrierung in bis zu 27 verschiedenen Ländern zu ersparen, hat die EU das One-Stop-Shop-System (OSS) eingeführt. Im Rahmen von OSS registriert sich ein E-Commerce-Unternehmen in einem einzigen EU-Land für das Verfahren. Das Unternehmen reicht eine einzige vierteljährliche MwSt.-Erklärung ein, die alle Fernverkäufe an Verbraucher in allen EU-Mitgliedstaaten abdeckt. Die Finanzbehörde des Registrierungslandes verteilt die erhobene Steuer dann an die jeweiligen Bestimmungsländer.

OSS gilt ausschließlich für grenzüberschreitende Verkäufe an Verbraucher, bei denen Waren von einem EU-Land in ein anderes versendet werden. Es ersetzt keine lokalen MwSt.-Registrierungen, wenn Sie physische Lagerbestände in einem bestimmten Land lagern.

Die lokale Lagerung von Beständen erfordert eine lokale MwSt.-Registrierung

Die Lagerung physischer Bestände in einem EU-Mitgliedstaat begründet eine steuerliche Präsenz in diesem Land. Wenn Ihre Marke Waren in einem Lager in Deutschland, Frankreich oder Spanien lagert, müssen Sie ab dem Tag des Eintreffens Ihrer Waren über eine lokale MwSt.-Registrierung in diesem spezifischen Land verfügen.

Die Verlagerung eigener Waren zwischen Lagern in verschiedenen EU-Ländern wird als steuerlich relevanter Vorgang behandelt. Wenn Sie Bestände von einem zentralen Fulfillment-Zentrum in den Niederlanden in ein lokales Lager in Polen verlegen, führen Sie eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung aus den Niederlanden und einen innergemeinschaftlichen Erwerb in Polen aus. Beide Transaktionen müssen in den lokalen MwSt.-Erklärungen beider Länder gemeldet werden.

Aufgrund dieser Regelung erfordern Strategien mit mehreren Lagern lokale MwSt.-Registrierungen in jedem Land, in dem Bestände gehalten werden. Während grenzüberschreitende Verkäufe, die von diesen Lagern an Endverbraucher versendet werden, weiterhin über die OSS-Erklärung gemeldet werden können, müssen die Warenbewegungen zwischen Lagerstandorten sowie Inlandsverkäufe innerhalb des Lagerlandes über lokale Erklärungen abgewickelt werden.

Import von Waren über den Import One Stop Shop

Beim direkten Versand von Bestellungen aus Ländern außerhalb der EU an europäische Verbraucher gelten andere Steuerregeln. In der Vergangenheit gelangten kleine Pakete mit einem Wert von unter 22 Euro mwst.-frei in die EU. Diese Befreiung gibt es nicht mehr. Alle kommerziellen Waren, die in die EU eingeführt werden, unterliegen der MwSt., unabhängig von ihrem Wert.

Um Direktimporte an Verbraucher zu vereinfachen, hat die EU den Import One Stop Shop (IOSS) geschaffen. Dieses System deckt Sendungsverkäufe von physischen Waren mit einem Wert von 150 Euro oder weniger ab, die direkt von Orten außerhalb der EU an Käufer in der EU gesendet werden.

Wenn ein Verkäufer IOSS nutzt, berechnet er dem Käufer beim Bezahlvorgang die MwSt. des Bestimmungslandes. Das Paket gelangt dann mit einer vereinfachten Zollanmeldung in die EU, ohne dass an der Grenze Einfuhrumsatzsteuer erhoben wird. Der Beförderer wickelt die Sendung schnell ab, und der Kunde erhält seine Bestellung ohne zusätzliche Bearbeitungsgebühren oder Zahlungsaufforderungen bei der Zustellung.

Wenn ein ausländischer Händler IOSS nicht nutzt, wird der Kunde zum offiziellen Importeur. Das Paket wird beim Zoll zurückgehalten, bis der Kunde die Einfuhrumsatzsteuer und etwaige zusätzliche Bearbeitungsgebühren des Post- oder Kurierdienstes bezahlt. Dies führt häufig zu Annahmeverweigerungen und einer hohen Kundenabwanderung.

Die 150-Euro-Zollfreiheitsgrenze verstehen

Die 150-Euro-Grenze bestimmt sowohl die steuerliche Behandlung als auch die Zollpflicht. Der Wert wird auf der Grundlage des Sachwerts der Waren einer einzelnen Bestellung berechnet, ausschließlich Lieferkosten und Steuern, es sei denn, diese Kosten sind im Artikelpreis enthalten und nicht separat auf der Rechnung ausgewiesen.

Für Bestellungen im Wert von 150 Euro oder weniger fallen keine Zölle an, die MwSt. bleibt jedoch geschuldet. Wie bereits erwähnt, können diese Sendungen das IOSS-System für eine reibungslose Einfuhr nutzen.

Bei Bestellungen über 150 Euro kann IOSS nicht genutzt werden. Diese Sendungen erfordern eine Standard-Zollanmeldung und unterliegen sowohl der Einfuhrumsatzsteuer als auch Zöllen. Die Zölle werden auf der Grundlage der Zolltarif-Klassifizierung des Produkts und seines Ursprungslandes berechnet.

Wenn hochwertige Bestellungen in die EU eingeführt werden, muss der Käufer oder Verkäufer die Einfuhrumsatzsteuer und die anfallenden Zölle entrichten, bevor der Zoll die Waren freigibt. Verkäufer, die Lieferbedingungen nach dem Prinzip Verzollt geliefert (DDP) nutzen, zahlen diese Gebühren direkt über ihren Frachtführer. Verkäufer, die Geliefert am Ort (DAP) nutzen, überlassen diese Kosten dem Endkunden, was häufig zu abgelehnten Paketen führt.

Verwaltung von Zöllen und Harmonisierten Systemcodes

Zölle werden mithilfe von HS-Codes (Harmonisiertes System) berechnet, bei denen es sich um internationale Standards zur Klassifizierung von Handelsprodukten handelt. Jede Produktart hat eine spezifische Warennummer, die den anwendbaren Zollsatz festlegt. Dieser reicht von 0% für viele Elektronikartikel bis zu über 12% für bestimmte Textilien und Schuhe.

Im Gegensatz zur Einfuhrumsatzsteuer, die von einem für die MwSt. registrierten Unternehmen in der Regel zurückgefordert werden kann, stellen Zölle direkte Kosten dar, die nicht erstattet werden können. Die korrekte Klassifizierung von Produkten mithilfe genauer sechs- bis zehnstelliger HS-Codes stellt sicher, dass Sie nicht zu viele Zölle zahlen oder Verzögerungen aufgrund ungenauer Erklärungen erleiden.

Um Zollsätze genau zu bestimmen, müssen Marken auch die Ursprungsregeln dokumentieren. Produkte, die in Ländern hergestellt werden, die Freihandelsabkommen mit der EU geschlossen haben, können für reduzierte Zollsätze oder Nullzölle infrage kommen, sofern beim Import die entsprechenden Ursprungsnachweise vorgelegt werden.

Steuerliche Abwicklung bei grenzüberschreitenden Rücksendungen

Rücksendungen bringen zusätzliche steuerliche Komplikationen für den grenzüberschreitenden E-Commerce mit sich. Wenn ein Kunde innerhalb der EU einen Artikel zurückschickt, hängt das Verfahren davon ab, ob der Artikel eine Außengrenze überschreitet oder innerhalb des Binnenmarktes verbleibt.

Bei Rücksendungen innerhalb des EU-Binnenmarktes wird die ursprüngliche Transaktion korrigiert. Wenn der Verkauf unter OSS gemeldet wurde, korrigiert der Händler die Einnahmen- und Steuerbeträge in einer folgenden vierteljährlichen OSS-Erklärung und erstattet dem Kunden den vollen Kaufpreis einschließlich MwSt.

Bei Rücksendungen über die EU-Außengrenzen hinweg, etwa wenn ein Kunde in Frankreich einen Artikel an ein Lager im Vereinigten Königreich zurückschickt, gelten Zollverfahren. Die Wiedereinfuhr in das Nicht-EU-Land erfordert Unterlagen zur Steuerbefreiung für Rückwaren, um zu vermeiden, dass für dasselbe Produkt ein zweites Mal Einfuhrzölle und MwSt. gezahlt werden. Gleichzeitig muss der Verkäufer eine Erstattung der ursprünglichen Einfuhrumsatzsteuer beantragen, die beim ersten Eintritt des Artikels in die EU gezahlt wurde, was einen eindeutigen Ausfuhrnachweis erfordert.