Guía de impuestos y aduanas transfronterizas en la UE para marcas de comercio electrónico

Vender mercancías a través de las fronteras europeas requiere un plan claro de cumplimiento fiscal, ya que el impuesto sobre el valor añadido (VAT) se aplica a casi todas las transacciones de consumo en la Unión Europea. Gestionar el inventario y la logística de pedidos en Europa implica navegar por normativas fiscales distintas según el lugar donde esté establecida su empresa, donde se encuentre su stock y donde resida su cliente. Acertar con estos detalles evita envíos retrasados en las fronteras aduaneras, costes imprevistos para los clientes y sanciones por incumplimiento de las autoridades fiscales nacionales.

Cada Estado miembro de la Unión Europea establece su propio tipo general de VAT, que por lo general oscila entre el 17% y el 27%. Si bien las normas que regulan el cálculo del impuesto están estandarizadas a nivel de la UE, la administración corresponde a los gobiernos nacionales individuales. Las marcas de comercio electrónico deben comprender cuándo cobrar el impuesto local, cuándo utilizar regímenes simplificados de declaración y cómo modifican las fronteras comerciales internacionales su responsabilidad fiscal.

Comprender la diferencia entre el VAT local y la One Stop Shop

Históricamente, las empresas de comercio electrónico que vendían a clientes de otros países de la UE debían vigilar su volumen de ventas en cada país. Una vez que las ventas superaban un umbral nacional específico, la empresa tenía que registrarse a efectos de VAT en ese país. En julio de 2021, la UE eliminó estos umbrales individuales de venta a distancia e introdujo un umbral único de 10.000 euros para las ventas transfronterizas en todo el bloque.

Para las empresas con sede en la UE que venden a consumidores de otros Estados miembros de la UE, las ventas inferiores a 10.000 euros al año pueden tributar al tipo de VAT de su país de origen. Una vez que sus ventas transfronterizas superan los 10.000 euros, debe aplicar el tipo de VAT del país donde el cliente recibe las mercancías.

Para evitar que las empresas tengan que registrarse fiscalmente en hasta 27 países diferentes, la UE introdujo el régimen de la One Stop Shop (OSS). Bajo la OSS, una empresa de comercio electrónico se da de alta en el régimen en un país de la UE. La empresa presenta una única declaración trimestral de VAT que cubre todas las ventas a distancia a consumidores de todos los Estados miembros de la UE. A continuación, la autoridad fiscal del país de registro distribuye la recaudación a los países de destino correspondientes.

La OSS se aplica estrictamente a las ventas transfronterizas a consumidores en las que las mercancías se envían de un país de la UE a otro. No sustituye los registros locales de VAT si almacena inventario físico dentro de un país concreto.

El almacenamiento local de inventario exige el registro local de VAT

Almacenar stock físico en un Estado miembro de la UE genera una presencia sujeta a impuestos en ese país. Si su marca almacena inventario en un almacén situado en Alemania, Francia o España, debe disponer de un registro local de VAT en ese país específico desde el día en que lleguen sus mercancías.

Trasladar sus propias mercancías entre almacenes de distintos países de la UE se considera un hecho imponible. Cuando mueve stock desde un centro de logística de pedidos central en los Países Bajos a un almacén local en Polonia, efectúa una entrega intracomunitaria con tipo cero desde los Países Bajos y una adquisición local en Polonia. Ambas transacciones deben declararse en las declaraciones locales de VAT de ambos países.

Debido a esta regla, las estrategias con múltiples almacenes requieren registros locales de VAT en cada país donde se mantenga el stock. Aunque las ventas transfronterizas expedidas desde esos almacenes a consumidores finales se pueden seguir declarando a través de la declaración OSS, el movimiento de stock entre almacenes y las ventas nacionales dentro del país del almacén deben tramitarse mediante declaraciones locales.

Importación de mercancías mediante la Import One Stop Shop

Al enviar pedidos directamente desde fuera de la UE a consumidores europeos, se aplican normas fiscales diferentes. En el pasado, los paquetes pequeños con un valor inferior a 22 euros entraban en la UE exentos de VAT. Esa exención ya no existe. Todas las mercancías comerciales que entran en la UE están sujetas al VAT, independientemente de su valor.

Para simplificar las importaciones directas al consumidor, la UE creó la Import One Stop Shop (IOSS). Este régimen cubre las ventas de envíos de mercancías físicas con un valor igual o inferior a 150 euros enviadas directamente desde ubicaciones de fuera de la UE a compradores de la UE.

Cuando un vendedor utiliza la IOSS, le cobra al comprador el VAT del país de destino en el momento del pago. A continuación, el paquete entra en la UE bajo una declaración aduanera simplificada sin que se cobren impuestos de importación de VAT en la frontera. El transportista despacha el envío rápidamente y el cliente recibe su pedido sin gastos de gestión adicionales ni solicitudes de pago en el momento de la entrega.

Si un comerciante extranjero no utiliza la IOSS, el cliente se convierte en el importador registrado. El paquete permanece retenido en la aduana hasta que el cliente paga el VAT de importación y los gastos de gestión adicionales cobrados por el servicio postal o de mensajería. Esto a menudo provoca entregas rechazadas y una elevada pérdida de clientes.

Gestión del umbral arancelario de 150 euros

El umbral de 150 euros determina tanto el tratamiento fiscal como la obligación de pagar aranceles aduaneros. El valor se calcula en función del valor intrínseco de las mercancías de un mismo pedido, excluidos los gastos de envío y los impuestos, a menos que dichos costes estén incluidos en el precio del artículo y no se indiquen por separado en la factura.

Para pedidos con un valor igual o inferior a 150 euros, no se aplican aranceles aduaneros, aunque el VAT sigue siendo exigible. Como se ha indicado, estos envíos pueden utilizar el sistema IOSS para agilizar la entrada.

En el caso de pedidos que superen los 150 euros, no se puede utilizar la IOSS. Estos envíos requieren una declaración aduanera estándar y están sujetos tanto al VAT de importación como a aranceles aduaneros. Los aranceles se calculan en función de la clasificación arancelaria del producto y su país de origen.

Cuando envíos de gran valor entran en la UE, el comprador o el vendedor deben pagar el VAT de importación y los aranceles correspondientes antes de que la aduana libere la mercancía. Los vendedores que utilizan términos de envío Delivered Duty Paid (DDP) pagan estos cargos directamente a través de su transportista de carga. Los vendedores que utilizan Delivered at Place (DAP) dejan estos costes a cargo del cliente final, lo que frecuentemente da lugar a paquetes rechazados.

Gestión de los aranceles aduaneros y los códigos del Sistema Armonizado

Los aranceles aduaneros se calculan mediante los códigos del Sistema Armonizado (HS), que son estándares internacionales para clasificar los productos comerciales. Cada tipo de producto tiene un código de mercancía específico que define su tipo arancelario aplicable, que oscila entre el 0% para muchos productos electrónicos y más del 12% para determinados textiles y calzado.

A diferencia del VAT de importación, que por lo general puede ser recuperado por una empresa registrada a efectos del VAT, los aranceles aduaneros son un coste directo no recuperable. Clasificar correctamente los productos mediante códigos HS precisos de seis a diez dígitos le garantiza no pagar aranceles en exceso ni sufrir retrasos por declaraciones inexactas.

Para determinar con precisión los tipos arancelarios, las marcas también deben documentar las normas de origen. Los productos fabricados en países que mantienen acuerdos de libre comercio con la UE pueden optar a tipos arancelarios reducidos o nulos, siempre que se presente la documentación de origen adecuada durante la importación.

Tratamiento fiscal de las devoluciones transfronterizas

Las devoluciones de productos introducen complicaciones fiscales adicionales para el comercio electrónico transfronterizo. Cuando un cliente dentro de la UE devuelve un artículo, el proceso depende de si el artículo cruza una frontera exterior o permanece dentro del mercado único.

En el caso de las devoluciones dentro del mercado único de la UE, se ajusta la transacción original. Si la venta se declaró bajo la OSS, el comerciante corrige los importes de ingresos e impuestos en una declaración trimestral posterior de la OSS, reembolsando al cliente el precio total de compra, incluido el VAT.

Para las devoluciones enviadas a través de fronteras exteriores de la UE, como cuando un cliente en Francia devuelve un artículo a un almacén en el Reino Unido, se aplican procedimientos aduaneros. Para volver a introducir la mercancía en el país ajeno a la UE se requiere documentación de exención por devolución de mercancías, a fin de evitar pagar aranceles e impuestos de importación por segunda vez sobre el mismo producto. Simultáneamente, el vendedor debe solicitar la devolución del VAT de importación original pagado cuando el artículo entró por primera vez en la UE, lo que exige una prueba clara de exportación.