Przewodnik po transgranicznych podatkach i cłach w UE dla marek e-commerce

Sprzedaż towarów ponad granicami Europy wymaga jasnego planu zgodności podatkowej, ponieważ podatek od wartości dodanej (VAT) obejmuje niemal każdą transakcję konsumencką w Unii Europejskiej. Zarządzanie zapasami oraz fulfilment w Europie oznacza poruszanie się wśród odrębnych przepisów podatkowych zależnych od tego, gdzie ma siedzibę Twoja firma, gdzie znajdują się Twoje zapasy i gdzie mieszka Twój klient. Prawidłowe zadbanie o te szczegóły pozwala uniknąć opóźnionych przesyłek na granicach celnych, nieoczekiwanych opłat dla klientów oraz kar za brak zgodności nakładanych przez krajowe organy podatkowe.

Każde państwo członkowskie Unii Europejskiej ustala własną podstawową stawkę VAT, zwykle mieszczącą się w przedziale od 17% do 27%. Chociaż zasady obliczania podatku są ujednolicone na poziomie UE, administrowaniem zajmują się poszczególne rządy krajowe. Marki internetowe muszą rozumieć, kiedy naliczać podatek lokalny, kiedy korzystać z uproszczonych procedur sprawozdawczych oraz jak międzynarodowe granice handlowe zmieniają ich zobowiązania podatkowe.

Zrozumienie różnicy między lokalnym VAT a punktem kompleksowej obsługi

W przeszłości firmy e-commerce sprzedające klientom w innych krajach UE musiały monitorować wielkość sprzedaży w każdym kraju. Po przekroczeniu określonego progu krajowego firma musiała zarejestrować się do celów VAT w danym kraju. W lipcu 2021 roku UE zniosła te indywidualne progi sprzedaży na odległość i wprowadziła jeden próg 10 000 euro dla sprzedaży transgranicznej w całym bloku.

W przypadku firm mających siedzibę w UE i sprzedających konsumentom w innych państwach członkowskich sprzedaż poniżej 10 000 euro rocznie można rozliczać według stawki VAT kraju macierzystego. Gdy Twoja sprzedaż transgraniczna przekroczy 10 000 euro, musisz naliczać stawkę VAT kraju, w którym klient odbiera towary.

Aby oszczędzić firmom rejestracji podatkowej w nawet 27 różnych krajach, UE wprowadziła procedurę punktu kompleksowej obsługi (OSS). W ramach OSS firma e-commerce rejestruje się do tej procedury w jednym kraju UE. Firma składa jedną kwartalną deklarację VAT obejmującą całą sprzedaż na odległość na rzecz konsumentów we wszystkich państwach członkowskich UE. Organ podatkowy kraju rejestracji rozdziela następnie pobrany podatek pomiędzy poszczególne kraje przeznaczenia.

OSS dotyczy wyłącznie sprzedaży transgranicznej na rzecz konsumentów, gdy towary są wysyłane z jednego kraju UE do innego. Nie zastępuje lokalnych rejestracji VAT, jeśli przechowujesz fizyczne zapasy na terenie konkretnego kraju.

Lokalne przechowywanie zapasów wymaga lokalnej rejestracji VAT

Przechowywanie fizycznych zapasów w państwie członkowskim UE tworzy w tym kraju obecność podlegającą opodatkowaniu. Jeśli Twoja marka przechowuje zapasy w magazynie w Niemczech, Francji lub Hiszpanii, musisz posiadać lokalną rejestrację VAT w tym konkretnym kraju od dnia, w którym Twoje towary tam dotrą.

Przemieszczanie własnych towarów między magazynami w różnych krajach UE jest traktowane jako zdarzenie podatkowe. Gdy przenosisz zapasy z centralnego centrum realizacji zamówień w Holandii do lokalnego magazynu w Polsce, dokonujesz wewnątrzwspólnotowej dostawy opodatkowanej stawką zerową z Holandii oraz lokalnego nabycia w Polsce. Obie transakcje należy wykazać w lokalnych deklaracjach VAT w obu krajach.

Ze względu na tę zasadę strategie oparte na wielu magazynach wymagają lokalnych rejestracji VAT w każdym kraju, w którym przechowywane są zapasy. Chociaż sprzedaż transgraniczną wysyłaną z tych magazynów do konsumentów końcowych można nadal rozliczać w deklaracji OSS, przemieszczanie zapasów między lokalizacjami magazynowymi oraz wszelką sprzedaż krajową na terenie kraju magazynu należy obsługiwać za pomocą deklaracji lokalnych.

Import towarów z wykorzystaniem punktu kompleksowej obsługi importu

Przy wysyłce zamówień bezpośrednio spoza UE do konsumentów w Europie obowiązują inne przepisy podatkowe. W przeszłości małe paczki o wartości poniżej 22 euro wjeżdżały do UE bez VAT. To zwolnienie już nie obowiązuje. Wszystkie towary handlowe wjeżdżające do UE podlegają VAT, niezależnie od wartości.

Aby uprościć import bezpośrednio do konsumenta, UE utworzyła punkt kompleksowej obsługi importu (IOSS). Procedura ta obejmuje sprzedaż wysyłkową towarów fizycznych o wartości 150 euro lub niższej wysyłanych bezpośrednio z lokalizacji spoza UE do nabywców w UE.

Gdy sprzedawca korzysta z IOSS, nalicza nabywcy VAT kraju przeznaczenia przy realizacji płatności. Paczka wjeżdża następnie do UE na podstawie uproszczonego zgłoszenia celnego, bez naliczania VAT importowego na granicy. Przewoźnik szybko dokonuje odprawy przesyłki, a klient otrzymuje zamówienie bez dodatkowych opłat manipulacyjnych ani żądań zapłaty przy doręczeniu.

Jeśli zagraniczny sprzedawca nie korzysta z IOSS, importerem staje się klient. Paczka jest zatrzymywana w urzędzie celnym do czasu, aż klient opłaci VAT importowy oraz wszelkie dodatkowe opłaty manipulacyjne naliczane przez pocztę lub firmę kurierską. Prowadzi to często do odmów przyjęcia przesyłki i wysokiego odsetka utraty klientów.

Poruszanie się wokół progu celnego 150 euro

Próg 150 euro decyduje zarówno o traktowaniu podatkowym, jak i o obowiązku zapłaty cła. Wartość oblicza się na podstawie wartości wewnętrznej towarów w pojedynczym zamówieniu, z wyłączeniem kosztów dostawy i podatków, chyba że koszty te są wliczone w cenę artykułu i nie zostały odrębnie wskazane na fakturze.

W przypadku zamówień o wartości 150 euro lub niższej nie nalicza się cła, choć VAT pozostaje należny. Jak wspomniano, takie przesyłki mogą korzystać z systemu IOSS w celu usprawnionego wjazdu.

W przypadku zamówień przekraczających 150 euro nie można korzystać z IOSS. Takie przesyłki wymagają standardowego zgłoszenia celnego i podlegają zarówno VAT importowemu, jak i cłu. Cło oblicza się na podstawie klasyfikacji taryfowej produktu oraz jego kraju pochodzenia.

Gdy zamówienia o wysokiej wartości wjeżdżają do UE, nabywca lub sprzedawca musi zapłacić VAT importowy i należne cła, zanim urząd celny zwolni towary. Sprzedawcy stosujący warunki dostawy Delivered Duty Paid (DDP) opłacają te należności bezpośrednio za pośrednictwem swojego przewoźnika. Sprzedawcy stosujący Delivered at Place (DAP) pozostawiają te koszty klientowi końcowemu, co często skutkuje odrzuceniem paczek.

Zarządzanie cłami i kodami Systemu Zharmonizowanego

Cła oblicza się na podstawie kodów Systemu Zharmonizowanego (HS), które stanowią międzynarodowe standardy klasyfikacji produktów w handlu. Każdy typ produktu ma określony kod towarowy definiujący obowiązującą stawkę celną, wahającą się od 0% dla wielu produktów elektronicznych do ponad 12% dla niektórych wyrobów tekstylnych i obuwia.

W przeciwieństwie do VAT importowego, który zazwyczaj może zostać odzyskany przez firmę zarejestrowaną do celów VAT, cła stanowią koszt bezpośredni, którego nie można odzyskać. Prawidłowa klasyfikacja produktów za pomocą dokładnych kodów HS o długości od sześciu do dziesięciu cyfr gwarantuje, że nie zapłacisz zawyżonych ceł ani nie napotkasz opóźnień z powodu niedokładnych zgłoszeń.

Aby dokładnie ustalić stawki celne, marki muszą również udokumentować reguły pochodzenia. Produkty wytworzone w krajach, które zawarły z UE umowy o wolnym handlu, mogą kwalifikować się do obniżonych lub zerowych stawek celnych, pod warunkiem przedstawienia odpowiedniej dokumentacji pochodzenia podczas importu.

Obsługa podatkowa zwrotów transgranicznych

Zwroty produktów wprowadzają dodatkowe komplikacje podatkowe w transgranicznym e-commerce. Gdy klient na terenie UE zwraca artykuł, proces zależy od tego, czy artykuł przekracza granicę zewnętrzną, czy też pozostaje w obrębie jednolitego rynku.

W przypadku zwrotów w ramach jednolitego rynku UE korygowana jest pierwotna transakcja. Jeśli sprzedaż została wykazana w ramach OSS, sprzedawca koryguje kwoty przychodu i podatku w kolejnej kwartalnej deklaracji OSS, zwracając klientowi pełną cenę zakupu wraz z VAT.

W przypadku zwrotów odsyłanych przez zewnętrzne granice UE, na przykład gdy klient we Francji zwraca artykuł do magazynu w Wielkiej Brytanii, obowiązują procedury celne. Ponowny wjazd do kraju spoza UE wymaga dokumentacji zwolnienia dla towarów powracających, aby uniknąć ponownej zapłaty cła importowego i VAT od tego samego produktu. Jednocześnie sprzedawca musi wystąpić o zwrot pierwotnego VAT importowego zapłaconego przy pierwszym wjeździe artykułu do UE, co wymaga jednoznacznego dowodu wywozu.