Guida a tasse e dogane transfrontaliere nell'UE per i brand di e-commerce

Vendere merci oltre i confini europei richiede un piano chiaro di conformità fiscale, poiché l'imposta sul valore aggiunto (VAT) si applica a quasi tutte le transazioni con i consumatori nell'Unione Europea. Gestire l'inventario e la logistica in Europa significa orientarsi tra norme fiscali distinte a seconda di dove ha sede la tua azienda, dove si trova la tua merce e dove risiede il cliente. Corrispondere esattamente a questi requisiti previene ritardi nelle spedizioni alle dogane, costi imprevisti per i clienti e sanzioni per non conformità da parte delle autorità fiscali nazionali.

Ogni Stato membro dell'Unione Europea stabilisce la propria aliquota VAT ordinaria, generalmente compresa tra il 17% e il 27%. Sebbene le norme sul calcolo delle imposte siano standardizzate a livello UE, la gestione amministrativa spetta ai singoli governi nazionali. I brand online devono comprendere quando applicare l'imposta locale, quando utilizzare i regimi di dichiarazione semplificati e in che modo i confini commerciali internazionali modificano la loro responsabilità fiscale.

Comprendere la differenza tra VAT locale e One Stop Shop

In passato, le aziende di e-commerce che vendevano a clienti in altri Paesi dell'UE dovevano monitorare il proprio volume di vendite in ciascun Paese. Una volta superata una specifica soglia nazionale, l'azienda doveva registrarsi ai fini VAT in quel Paese. Nel luglio 2021, l'UE ha eliminato queste singole soglie per le vendite a distanza e ha introdotto un'unica soglia complessiva di 10.000 euro per le vendite transfrontaliere nell'intero blocco.

Per le imprese con sede nell'UE che vendono a consumatori di altri Stati membri, le vendite inferiori a 10.000 euro all'anno possono essere assoggettate all'aliquota VAT del Paese di origine. Una volta che le vendite transfrontaliere superano i 10.000 euro, è necessario applicare l'aliquota VAT del Paese in cui il cliente riceve la merce.

Per evitare alle aziende la registrazione fiscale in un massimo di 27 Paesi diversi, l'UE ha introdotto il regime One Stop Shop (OSS). Con l'OSS, un'azienda di e-commerce si registra al regime in un solo Paese dell'UE. L'impresa presenta un'unica dichiarazione VAT trimestrale che copre tutte le vendite a distanza ai consumatori in tutti gli Stati membri dell'UE. L'autorità fiscale del Paese di registrazione distribuisce poi l'imposta raccolta ai rispettivi Paesi di destinazione.

L'OSS si applica esclusivamente alle vendite transfrontaliere ai consumatori in cui le merci vengono spedite da un Paese dell'UE a un altro. Non sostituisce le registrazioni VAT locali se si stocca inventario fisico all'interno di un Paese specifico.

Lo stoccaggio locale dell'inventario richiede la registrazione VAT locale

Conservare giacenze fisiche in uno Stato membro dell'UE crea una presenza fiscale in quel Paese. Se il tuo brand stocca inventario in un magazzino situato in Germania, Francia o Spagna, devi possedere una registrazione VAT locale in quel Paese specifico fin dal giorno di arrivo delle merci.

Il trasferimento di beni propri tra magazzini situati in diversi Paesi dell'UE è considerato un evento fiscale. Quando si sposta lo stock da un centro di fulfillment centrale nei Paesi Bassi a un magazzino locale in Polonia, si effettua una cessione intracomunitaria ad aliquota zero nei Paesi Bassi e un acquisto locale in Polonia. Entrambe le transazioni devono essere riportate nelle dichiarazioni VAT locali di entrambi i Paesi.

A causa di questa norma, le strategie multi-magazzino richiedono registrazioni VAT locali in ogni Paese in cui si detiene lo stock. Sebbene le vendite transfrontaliere spedite da tali magazzini ai consumatori finali possano comunque essere dichiarate tramite la dichiarazione OSS, la movimentazione dello stock tra le sedi di stoccaggio e le eventuali vendite nazionali all'interno del Paese del magazzino devono essere gestite tramite dichiarazioni locali.

Importare merci utilizzando l'Import One Stop Shop

Quando si spediscono ordini direttamente da Paesi extra UE a consumatori europei, si applicano norme fiscali diverse. In passato, i piccoli pacchi di valore inferiore a 22 euro entravano nell'UE esenti da VAT. Tale esenzione non esiste più. Tutte le merci commerciali che entrano nell'UE sono soggette a VAT, indipendentemente dal valore.

Per semplificare le importazioni dirette ai consumatori, l'UE ha creato l'Import One Stop Shop (IOSS). Questo regime copre le vendite di spedizioni di beni fisici di valore pari o inferiore a 150 euro inviate direttamente da località extra UE ad acquirenti nell'UE.

Quando un venditore utilizza l'IOSS, addebita all'acquirente la VAT del Paese di destinazione al momento del pagamento. Il pacco entra quindi nell'UE previa dichiarazione doganale semplificata senza l'addebito della VAT all'importazione alla frontiera. Il vettore sdogana rapidamente la spedizione e il cliente riceve l'ordine senza commissioni di gestione aggiuntive o richieste di pagamento alla consegna.

Se un venditore estero non utilizza l'IOSS, il cliente diventa l'importatore ufficiale. Il pacco viene bloccato in dogana finché il cliente non paga la VAT all'importazione e le eventuali spese di gestione aggiuntive addebitate dal servizio postale o dal corriere. Ciò porta spesso a consegne rifiutate e a un elevato tasso di abbandono da parte dei clienti.

Gestire la soglia dei 150 euro per i dazi doganali

La soglia dei 150 euro determina sia il trattamento fiscale sia la responsabilità per i dazi doganali. Il valore viene calcolato in base al valore intrinseco dei beni in un singolo ordine, escluse le spese di consegna e le tasse, a meno che tali costi non siano inclusi nel prezzo dell'articolo e non separatamente indicati in fattura.

Per gli ordini di valore pari o inferiore a 150 euro non si applicano dazi doganali, anche se la VAT rimane dovuta. Come rilevato, queste spedizioni possono utilizzare il sistema IOSS per un ingresso semplificato.

Per gli ordini superiori a 150 euro non è possibile utilizzare l'IOSS. Tali spedizioni richiedono una dichiarazione doganale standard e sono soggette sia alla VAT all'importazione sia ai dazi doganali. I dazi doganali vengono calcolati in base alla classificazione tariffaria del prodotto e al suo Paese di origine.

Quando ordini di valore elevato entrano nell'UE, l'acquirente o il venditore devono pagare la VAT all'importazione e i dazi applicabili prima che la dogana svincoli le merci. I venditori che utilizzano i termini di spedizione Delivered Duty Paid (DDP) pagano questi oneri direttamente tramite lo spedizioniere. I venditori che utilizzano Delivered at Place (DAP) lasciano questi costi a carico del cliente finale, il che si traduce frequentemente nel rifiuto dei pacchi.

Gestione dei dazi doganali e dei codici del sistema armonizzato

I dazi doganali sono calcolati utilizzando i codici del Sistema Armonizzato (HS), che rappresentano gli standard internazionali per la classificazione dei prodotti commerciali. Ogni tipologia di prodotto ha uno specifico codice merceologico che definisce l'aliquota del dazio applicabile, che va dallo 0% per molti articoli elettronici a oltre il 12% per alcuni prodotti tessili e calzature.

A differenza della VAT all'importazione, che può generalmente essere recuperata da un'impresa registrata ai fini VAT, i dazi doganali rappresentano un costo diretto non recuperabile. Classificare correttamente i prodotti utilizzando codici HS accurati da sei a dieci cifre assicura di non pagare dazi in eccesso ed evita ritardi dovuti a dichiarazioni imprecise.

Per determinare con accuratezza le aliquote dei dazi, i brand devono anche documentare le regole di origine. I prodotti fabbricati in Paesi che hanno stipulato accordi di libero scambio con l'UE possono accedere ad aliquote daziarie ridotte o nulle, a condizione che al momento dell'importazione venga presentata idonea documentazione di origine.

Gestione fiscale dei resi transfrontalieri

I resi di prodotto introducono ulteriori complicazioni fiscali per l'e-commerce transfrontaliero. Quando un cliente all'interno dell'UE restituisce un articolo, il processo dipende dal fatto che l'articolo valichi un confine esterno o rimanga all'interno del mercato unico.

Per i resi all'interno del mercato unico dell'UE, la transazione originale viene rettificata. Se la vendita è stata dichiarata tramite OSS, il commerciante corregge gli importi relativi al fatturato e alle imposte nella successiva dichiarazione OSS trimestrale, rimborsando al cliente l'intero prezzo di acquisto comprensivo di VAT.

Per i resi rispediti oltre i confini esterni dell'UE, come un cliente in Francia che restituisce un articolo a un magazzino nel Regno Unito, si applicano le procedure doganali. Il rientro nel Paese extra UE richiede la documentazione di sgravio per merci in reso al fine di evitare il pagamento di dazi all'importazione e VAT per la seconda volta sullo stesso prodotto. Contestualmente, il venditore deve richiedere il rimborso della VAT all'importazione originale pagata al primo ingresso dell'articolo nell'UE, fornendo una chiara prova dell'esportazione.