Uma Introdução à Externalização do Fulfilment para E-commerce na Europa

Externalizar as suas operações de armazém para um prestador de serviços de logística de terceiros permite que uma loja online envie encomendas rapidamente através de fronteiras internacionais sem ter de arrendar instalações comerciais. Configurar o processamento de encomendas na Europa exige compreender como o stock físico se desloca dos fabricantes para os armazéns regionais e depois para as redes de distribuição locais. Para marcas em crescimento com venda direta ao consumidor, passar do embalamento próprio para um operador de armazém profissional é um dos passos mais significativos no crescimento do negócio.

Um prestador de serviços de logística de terceiros, comummente abreviado como 3PL, assume a gestão física da sua mercadoria. Em vez de armazenar o stock na sua garagem, escritório ou pequenas instalações arrendadas, envia os seus produtos diretamente para uma instalação dedicada. O prestador recebe o stock, regista-o num sistema de gestão, armazena-o de forma segura e recolhe e embala encomendas individuais à medida que os clientes as efetuam na sua loja online.

O que envolve a contratação de terceiros e a logística

Na sua essência, a logística de terceiros substitui o trabalho manual interno por uma infraestrutura de armazém estabelecida. Quando surge uma encomenda no seu website, o software da sua loja transmite os detalhes da compra para o sistema de gestão de armazém através de uma ligação de dados automatizada. Os funcionários do armazém ou o equipamento automatizado localizam o artigo na instalação, colocam-no numa embalagem de envio, afixam a etiqueta postal e entregam-no a uma transportadora para envio.

A externalização proporciona uma escalabilidade imediata. Durante os períodos de menor atividade, paga apenas pelo espaço nas prateleiras que os seus produtos ocupam e pelas encomendas específicas enviadas. Durante picos de procura, como lançamentos de produtos ou promoções de épocas festivas, a instalação logística absorve o aumento do volume de encomendas sem exigir a contratação de pessoal temporário nem o aluguer de espaço de armazenamento temporário. Isto transforma custos fixos em custos variáveis flexíveis.

Receção e entrada de stock

A jornada do fulfilment começa quando o seu fabricante envia a mercadoria para o armazém. Esta etapa é conhecida como logística de entrada ou entrada de stock. Antes de enviar mercadorias para um armazém de terceiros, cria um aviso prévio de expedição. Esta notificação digital informa a equipa de receção do armazém sobre quais os artigos que vão chegar, a quantidade de cada unidade de manutenção de stock e a data de entrega prevista.

Quando o veículo de entrega chega ao cais de carga do armazém, a equipa descarrega as paletes ou caixas. Inspecionam a embalagem exterior quanto a danos e cruzam o conteúdo físico com o seu aviso prévio de expedição. Se a contagem coincidir e os produtos estiverem intactos, a equipa regista o stock na base de dados do armazém. O stock fica imediatamente disponível para compra nos seus canais de venda após o registo. Uma receção precisa é essencial, pois os erros cometidos durante a entrada propagam-se pelas contagens de stock e provocam ruturas ou entregas incorretas mais tarde.

Opções de armazenagem e armazenamento

Após o registo, as mercadorias são encaminhadas para locais de armazenamento dedicados dentro do armazém. Os métodos de armazenamento variam consoante as características físicas da sua linha de produtos. Os artigos normais são colocados em paletes de madeira ou dentro de caixas de cartão posicionadas em estantes industriais resistentes. Artigos mais pequenos, como produtos cosméticos ou pequenos acessórios eletrónicos, ficam frequentemente em alvéolos de prateleira divididos para um acesso manual rápido.

Diferentes produtos exigem condições ambientais distintas. As marcas de vestuário necessitam de armazenamento limpo e seco, pendurado ou em caixas, para evitar danos e a acumulação de poeiras. Produtos perecíveis, cosméticos e certos artigos eletrónicos exigem ambientes com controlo de temperatura para evitar a deterioração ou a degradação das baterias. Áreas de armazenamento seguro de elevado valor, frequentemente protegidas por jaulas trancadas e câmaras de segurança dedicadas, albergam artigos mais suscetíveis a furto.

O preço do armazenamento é geralmente calculado com base no volume ou na área ocupada. As instalações cobram por posição de palete, por alvéolo de prateleira ou por metro cúbico de espaço utilizado a cada mês. Uma gestão de stock eficiente envolve manter stock suficiente para evitar a perda de vendas, mantendo ao mesmo tempo um nível de stock ajustado para minimizar as taxas mensais de armazenamento.

Recolha, embalamento de encomendas e expedição por transportadora

Quando um cliente conclui uma compra na sua loja online, a encomenda é encaminhada automaticamente para a zona de trabalho do armazém. O processo de recolha de artigos para expedição é conhecido como picking. Os operadores utilizam vários métodos para concluir o picking de forma eficiente. No picking de encomenda única, um operador recolhe os artigos de um cliente de cada vez. No picking por lote, um operador recolhe artigos para várias encomendas durante uma única deslocação pelos corredores do armazém, separando-os mais tarde em caixas individuais de cliente numa bancada de embalamento.

Na bancada de embalamento, a equipa verifica os artigos utilizando leitores de códigos de barras para garantir a exatidão. O artigo é embalado em materiais de proteção adequados, tais como caixas de cartão canelado, envelopes almofadados ou sacos de expedição recicláveis. O dimensionamento correto da caixa é importante porque as transportadoras cobram com base tanto no peso físico como no peso volumétrico, o qual reflete o espaço que uma encomenda ocupa dentro de um veículo de transporte.

Após o embalamento, o sistema imprime uma etiqueta de envio com código de barras para rastreio. A encomenda é separada para um contentor designado da transportadora com base no serviço de entrega selecionado. As transportadoras regionais e os serviços postais nacionais efetuam recolhas diárias agendadas no armazém, carregando as encomendas separadas nos camiões de transporte para encaminhamento para os centros de triagem regionais.

Gestão da entrega transfronteiriça europeia

O envio de mercadorias pela Europa implica navegar por diferentes geografias nacionais e redes de transportadoras. Ao contrário de mercados de país único como a América do Norte, a Europa é composta por dezenas de países soberanos individuais com os seus próprios operadores postais dominantes e transportadoras comerciais. Uma transportadora que oferece uma cobertura nacional excecional e tarifas competitivas na Alemanha pode ter uma qualidade de serviço limitada ou custos mais elevados em Espanha ou na Polónia.

As redes de logística lidam com esta diversidade oferecendo soluções de envio com múltiplas transportadoras. Os armazéns estabelecem parcerias com uma série de entidades postais nacionais, transportadoras expresso europeias e especialistas locais de entrega na última milha. O software do armazém atribui automaticamente cada encomenda à transportadora ideal com base no destino, no peso da encomenda, na velocidade de entrega selecionada pelo comprador e no custo.

O envio transfronteiriço dentro do mercado único europeu circula sem controlos alfandegários entre os Estados-Membros. No entanto, o envio a partir de um armazém da UE para países fora da UE, como o Reino Unido, a Suíça ou a Noruega, exige faturas comerciais e declarações aduaneiras anexadas à encomenda. Compreender estas fronteiras comerciais garante que as encomendas passam pelos pontos de controlo fronteiriços sem atrasos inesperados ou custos administrativos adicionais para o cliente.

Pagamento à cobrança e hábitos regionais de pagamento

Embora os compradores online no Norte e Oeste da Europa paguem predominantemente com cartão de crédito, carteiras digitais ou débito direto, as expectativas de pagamento diferem no Centro e Sul da Europa. Em países como a Roménia, a Polónia, a Grécia e Itália, o pagamento à cobrança continua a ser um método de pagamento amplamente utilizado para compras online.

Num regime de pagamento à cobrança, o cliente paga ao estafeta em numerário ou através de um terminal de pagamento móvel quando a encomenda chega à sua porta. A transportadora recolhe os fundos, regista a entrega efetuada com sucesso e transfere periodicamente os pagamentos recolhidos de volta para o prestador de serviços de logística de terceiros ou para o comerciante, deduzindo uma taxa de serviço de processamento.

Oferecer o pagamento à cobrança exige a seleção de um parceiro logístico cujas transportadoras parceiras suportem a recolha de pagamentos na morada de entrega. Exige também uma gestão rigorosa do fluxo de caixa, uma vez que os fundos recolhidos na morada demoram mais tempo a ser creditados na conta bancária da sua empresa do que os pagamentos com cartão digital processados no checkout. No entanto, responder às preferências de pagamento regionais é frequentemente necessário para alcançar elevadas taxas de conversão no checkout ao entrar nos mercados de e-commerce da Europa Central e Oriental.

Gestão de devoluções e logística inversa

As devoluções de produtos são um aspeto inevitável do retalho online, especialmente em categorias como a moda e o calçado, onde o tamanho varia. Gerir os artigos devolvidos de forma eficiente, um processo conhecido como logística inversa, protege as suas margens de lucro e mantém a satisfação do cliente.

Quando um comprador devolve um artigo, a encomenda regressa à instalação logística. Os trabalhadores do armazém abrem a encomenda devolvida, inspecionam o produto para detetar sinais de uso ou danos e digitalizam o código do artigo. Se o produto estiver intacto e em condições de ser revendido, é reembalado, reetiquetado e colocado novamente no stock ativo. Se o artigo estiver danificado ou usado, é categorizado de acordo com as suas instruções pré-definidas, como colocá-lo num lote para venda com desconto, devolvê-lo para si em grande quantidade ou eliminá-lo de forma responsável. Uma logística inversa eficiente garante que o stock devolvido regressa rapidamente ao stock disponível em vez de ficar parado nos cantos do armazém.