EU-VAT en IOSS, uitgelegd voor e-commerceverkopers

Als je fysieke goederen naar de Europese Unie verkoopt, is de fiscale papierwinkel geen bijzaak die je later kunt aanplakken: hij bepaalt of je pakketten netjes door de douane komen of je klanten met verrassingsrekeningen opzadelt, en het is een van de eerste dingen die je goed moet regelen wanneer je fulfilment in Europa opzet. Dit is het deel dat de meeste beginnende grensoverschrijdende verkopers onderschatten, dus het loont om het te begrijpen voordat je één bestelling verzendt.

Wat er in 2021 veranderde

Tot juli 2021 kwamen zendingen met een waarde van minder dan 22 euro VAT-vrij de EU binnen. Die vrijstelling is verdwenen. Elk commercieel pakket dat in de EU aankomt, is nu VAT verschuldigd, hoe klein ook, en het hele systeem is opnieuw opgebouwd rond het innen ervan op het verkooppunt in plaats van aan de grens.

Uit die hervorming kwamen twee mechanismen voort. Het één-loket (OSS) is voor goederen die al binnen de EU zijn en die je over de grenzen verkoopt, bijvoorbeeld voorraad in een Duits magazijn die naar een klant in Frankrijk wordt verzonden. Het invoer-één-loket (IOSS) is voor goederen die van buiten de EU naar de EU worden verzonden, in zendingen met een waarde van 150 euro of minder. De meeste verkopers die buiten de EU zijn gevestigd, of van elders dropshippen, hebben met IOSS te maken.

Wat IOSS eigenlijk is

IOSS is één VAT-registratie waarmee je de VAT van het bestemmingsland bij het afrekenen kunt innen en via één maandelijkse aangifte kunt afdragen, in plaats van je apart te registreren in elk land waarnaar je verzendt. Je rekent de klant het juiste lokale VAT-tarief bij betaling, je zet je IOSS-nummer op de zending, en de douane laat het pakket door zonder de klant bij aankomst opnieuw iets in rekening te brengen.

Het alternatief, verzenden zonder, is wat de horrorverhalen oplevert. Het pakket komt aan, de vervoerder int invoer-VAT plus een verwerkingskosten bij je klant aan de deur, en je klant, die dacht al volledig betaald te hebben, opent een supportticket en vraagt om een terugbetaling. Doe dat op schaal en je retourpercentage stijgt stilletjes om redenen die niets met je product te maken hebben.

De grens van 150 euro

IOSS dekt alleen zendingen tot 150 euro intrinsieke waarde: de goederen zelf, exclusief verzending en VAT. Boven die drempel is IOSS niet van toepassing en gaat het pakket door de standaard invoerprocedures, met VAT en mogelijk douanerechten die aan de grens worden geïnd. Als je gemiddelde orderwaarde die lijn overschrijdt, draai je twee stromen tegelijk, en je provider moet beide afhandelen zonder dat jij elke zending in de gaten houdt.

Een veelgemaakte fout: één bestelling opsplitsen in twee pakketten om onder de 150 euro te blijven. Douaneautoriteiten behandelen dat als één zending, en betrapt worden terwijl je dat opzettelijk doet is erger dan gewoon de rechten betalen.

Wie het daadwerkelijk indient

Dit is de vraag die operationeel telt, en het antwoord verschilt per provider. Er bestaan drie modellen, en ze zien er in een verkooppresentatie identiek uit:

• De provider registreert namens jou voor IOSS, past het nummer toe en dient de maandelijkse aangifte in. Je geeft het belastingprobleem volledig uit handen.
• De provider past jouw IOSS-nummer toe op zendingen, maar verwacht dat jij je hebt geregistreerd en je eigen aangiften indient. De labelafhandeling is geautomatiseerd; de naleving is aan jou.
• De provider doet geen van beide en verzendt alles met niet-betaalde rechten, waarbij het innen aan de vervoerder wordt overgelaten en de rekening aan je klant.

Alle drie zijn legitiem. Slechts één ervan is wat je waarschijnlijk dacht te kopen. Bevestig op papier welke je krijgt, voordat je tekent, want erachter komen tijdens je eerste drukke kwartaal is een dure manier om het te leren.

De praktische checklist

Voordat je je vastlegt op een manier om naar de EU te verzenden, krijg heldere antwoorden op vijf dingen:

• Heb je überhaupt IOSS nodig, of zit je voorraad al binnen de EU (in welk geval OSS jouw zorg is)?
• Wie registreert voor het IOSS-nummer, jij of je provider?
• Wie dient de maandelijkse aangifte in, en wie is aansprakelijk als deze te laat is?
• Hoe worden bestellingen boven de 150 euro afgehandeld, en is die stroom geautomatiseerd?
• Wat gebeurt er met de VAT op retouren, aangezien je die mag terugvorderen maar alleen als de papierwinkel het ondersteunt?

Niets hiervan is ingewikkeld zodra het op papier staat. Het wordt pas pijnlijk wanneer het bestelling voor bestelling in productie wordt ontdekt. Beslis het model bewust, laat het documenteren, en grensoverschrijdende VAT wordt een maandelijkse routine in plaats van een terugkerend noodgeval.